Фасилитация – что это и как проводить ее эффективно?

Зачем фасилитация нужна команде и бизнесу и какие главные правила ее проведения.

Специально для блога Anywhere Club о фасилитации рассказывают HR Business Partner PandaDoc Наталья Фурсова и Scrum мастер PandaDoc Елена Глекова.

Что такое фасилитация

— Фасилитация — это способ эффективно организовывать и сопровождать обсуждения в группе для получения наилучшего и быстрого результата. Фасилитация простыми словами — это процесс, который приводит группу к принятию совместного решения, — поясняет Наталья, — С английского facilitate означает облегчать, что, собственно, и отражает суть метода. Фасилитация в зависимости от цели помогает наиболее экологично и быстро делать дискуссию направленной и результативной.

Фасилитация полезна почти всегда, когда нужно достигнуть компромисса, принять сложные коллективные решения, разработать стратегию, декомпозировать цели или сплотить команду в кратчайшие сроки. Еще один важный плюс метода — включенность участников в процесс. В итоге они понимают, что достигнутый результат принадлежит им. Это позволяет всем осознать личную и групповую ответственность. Часто процесс также вносит ясность организации дальнейшего взаимодействия.

Современные тенденции и реалии все больше создают необходимость во взращивании роли фасилитатора внутри компаний.

Что входит в обязанности фасилитатора

— Отвечать на вопрос, кто такой фасилитатор, мне нравится метафорой «Прозрачный человек». Это специалист, который в зависимости от запроса способен организовать и провести групповую дискуссию так, чтобы цель была достигнута, — рассказывает Наталья Фурсова

Для этого существует ряд условий:

• Экспертиза всегда находится внутри группы, фасилитатор организует процесс таким образом, чтобы она максимально проявилась;
• Люди могут договариваться, если создать для этого подходящие условия. Фасилитатор подбирает необходимый дизайн дискуссии и с помощью специальных техник направляет участников к цели;
• Роль фассилитатора — медиативная, не экспертная. Если фасилитатор дает советы, это уже другой формат;
• Фасилитатор создает пространство доверия и включенности на встрече, что помогает участникам максимально раскрываться и взаимодействовать друг с другом эффективно.

Таким образом, фасилитатор отвечает за процесс, а группа — за содержание.

При этом любой участник обсуждения при должной подготовке может брать на себя роль фасилитатора, совмещая ее с ролью участника группы. Особенно если говорить про фасилитацию типовых коротких встреч.

Ограничения фасилитации

— Успех фасилитации зависит не только от качественной работы фасилитатора, но и от готовности группы активно участвовать в процессе, — дополняет Елена Глекова.

Участники обсуждения должны:

• Вовлекаться в диалог;
• Высказывать идеи;
• Слушать друг друга;
• Находить решения совместно.

Никакая даже самая продуманная фасилитация не приведет группу к результату, если участникам группы не понятен и не близок такой способ решения вопросов.

Фасилитация при этом — не волшебный инструмент, который может решить любую проблему в любые сроки. Как бы талантливо ни было организовано обсуждение, как бы активно ни вовлекались участники, вряд ли группе удастся составить беспроигрышный план того, как достичь мира во всем мире. А даже если цель достижима, требуется время для проработки группового решения. Сложно качественно договориться о стратегии выхода на новой рынок, если команда отдела продаж настолько занята текущими делами, что может выделить на это обсуждение только полчаса в пятницу после завершения рабочего дня, например.

Еще фасилитация — точно не тот инструмент, с помощью которого группу можно привести к уже принятым решениям. В данном случае обсуждения переходят в разряд манипуляции и ничего общего с фасилитацией не имеют. Самое верное поведение, если решение уже принято, — честно озвучить группе его и при необходимости организовать обсуждение того, как всем теперь с этим жить. Например, если в компании уже принято решение о сокращении персонала, некорректно собирать руководителей отделов, чтобы якобы обсудить способы урезания бюджета: не стоит ожидать, что группа придет именно к решению сократить часть сотрудников. Гораздо эффективнее будет обсудить вопрос, как минимизировать негативные последствия сокращения штата.

Навыки, которые пригодятся фасилитатору

Фасилитатор как архитектор

Для того, чтобы обсуждение прошло успешно, фасилитатор, в первую очередь, помогает группе выстроить логику обсуждения. Как архитектор создает проект дома, учитывая потребности заказчика, так фасилитатор продумывает структуру групповой работы, беря во внимание потребности группы.

Если говорить про «архитектурную» составляющую фасилитации, то здесь фасилитатору приходит на помощь знание общих принципов построения групповых обсуждений, а также различные методы: такие, как открытое пространство, например, плюс используются типовые фасилитационные техники — мозговой штурм, схема старт-стоп-продолжить и другие.

Фасилитатор как гид

Помимо дизайна обсуждения, фасилитатор поддерживает группу во время самой сессии. Как гид сопровождает группу в походе, так фасилитатор присутствует на обсуждении и помогает группе продвигаться вперед.

Роль «гида в обсуждении» фасилитатору помогают выполнять специальные микро-техники. Они могут применятся в любом обсуждении независимо от его цели или структуры. Примеры таких микро-техник: резюмирование, парафраз, уточняющие вопросы для прояснения позиции участника, подчеркивание общности мнений, напоминание про цель обсуждения и т.д. Все эти микро-техники дополняют продуманную структуру обсуждения и помогают группе достичь высокого качества совместного мышления.

Как сконструировать фасилитационную сессию

— Представьте себе, что вы участник команды, перед которой стоит задача договориться о плане работы на следующие полгода. Или вы генеральный менеджер, который хочет пересмотреть позиционирование компании на рынке и переосмыслить миссию и стратегию. Или вы продуктовый менеджер, который хочет обсудить с командой разработки три потенциальных сценария реализации новой функциональности приложения, — приводит пример Елена.

В каждой из этих ситуаций можно выбрать фасилитацию как способ вовлечь команду, коллег из других команд и стейкхолдеров в конструктивное обсуждение. Каждый сможет не только высказать свое мнение, но и услышать других участников, поработать над генерацией совершенно новых идей и взять на себя ответственность за принятые решения и результаты.

Вопросы для фасилитации

— Приведу в пример базовый список правильных вопросов, с которых стоит начать обсуждение. Но он, конечно, не является исчерпывающим, это скорее минимальный стартовый набор, — подчеркивает Наталья.

• Какая цель обсуждения?
• Как будет выглядеть результат обсуждения? Как понять, что цель достигнута?
• Кто должен участвовать в обсуждении для того, чтобы достичь цели? Какая экспертиза нужна? Без кого невозможно принять решение? Кто может прийти и все переделать по-своему?
• Что уже есть? Что уже было сделано/подготовлено? Как выглядят результаты прошлых обсуждений?
• Сколько времени группа готова уделить обсуждению?
• Какой формат обсуждения доступен нам и поможет достичь цели? Офлайн, онлайн? Если онлайн, то какие инструменты нам понадобятся — например, онлайн доска?

После того, как понятна цель и известны минимальные вводные, можно начинать планировать маршрут, то есть продумывать, как именно помочь группе прийти к цели с учетом всех вводных.

Схема фасилитации

— Выстроить маршрут обсуждения помогает классическая схема фасилитации, — подытоживает Елена, — Как правило, фасилитационная сессия состоит из четырех основных частей:

1. Создаем общий контекст: делимся вводной информацией, которая важна в рамках предстоящего обсуждения, складываем общую картину.
2. Генерируем идеи в ответ на заявленный для обсуждения фокусирующий вопрос.
3. Обсуждаем идеи, структурируем, группируем, объединяем, дополняем их.
4. Делаем выбор и работаем над финальным решением группы, которое должно соответствовать заданным критериям — будь то голосование за наиболее привлекательную идею либо составление списка идей для последующей проработки: зависит от того результата, к которому мы хотели прийти.

Выглядит все просто, но «дьявол в деталях». В зависимости от задач, которые мы возлагаем на фасилитацию, а также сложности и масштабности вопроса, эта простая классическая схема может варьироваться и видоизменяться — иногда до неузнаваемости.

Хотите обсудить статью?