Блог

Как эффективно давать обратную связь? Советы эксперта

Каким бывает фидбэк и как его предоставлять? Рассказывает HR-директор в IT Наталья Халиманова.

Наталья Халиманова, HR директор


Что такое фидбэк и зачем он нужен

— В широком смысле слова фидбэк — это реакция на действие. В работе эта реакция может быть на задачу, процесс, поведение коллеги, иное — рассказывает HR-директор в IT Наталья Халиманова.

Основные задачи фидбэка:

  • помочь быстрее адаптироваться;
  • способствовать росту и развитию;
  • спровоцировать изменения, необходимые для достижения поставленных целей.

То есть фидбэк — это инструмент для развития как сотрудника, так и компании.


Виды обратной связи

— Существует множество типов и способов обратной связи. Предлагаю разобрать основные типы, которые используются в работе чаще всего.

Formal feedback

Formal feedback — это фидбэк, который чаще всего встречается как отдельно выстроенный процесс в компаниях. Например, закрытие испытательного периода или перфоманс-ревью.

Периодичность и методы такого ревью в разных компаниях могут отличаться. Наиболее распространенный вариант — годовой и полугодовой перфоманс-ревью методами оценки 180 или 360 градусов. При таких методах оценка сотрудника происходит как от него самого, так и от команды, включая лида. Количество и роли оценивающих — на усмотрение компании.

Такой тип фидбэка заранее запланирован. Это своего рода ретроспективный процесс, который помогает и сотруднику, и работодателю обсудить, что идет хорошо, а что — можно улучшить. После чего выделить и закрепить план действий, сформировать его в так называемый индивидуальный план развития для сотрудника (PDP — Personal Development Plan).

Informal feedback 

Informal feedback — более распространенный тип обратной связи, который встречается прямо на рабочем месте. Это может быть сиюминутный, непринужденный разговор с человеком о его работе. То есть, это может произойти в любое время, между кем угодно с кем угодно, такой фидбэк может быть как эффективным и полезным, так и непродуктивным и вредным. Важно грамотно его применить.

Informal feedback позволяет сотрудникам мгновенно исправлять свои ошибки. Например, человек что-то делает неверно и не понимает этого, и если его команда или руководитель не скажут ему об этом сразу, он не сможет реагировать своевременно. То есть, Informal feedback может помочь расти и развивать свои навыки быстрее.

Важно следить за тем, как вы предоставляете Informal feedback и что хотите им сказать. Не давайте негативный фидбэк сгоряча и на эмоциях, он может показаться резким и не иметь желаемого эффекта. Более того — есть вероятность появления конфликта. Также не следует давать негативный фидбэк, если у вас недостаточно фактов, примеров, конкретных кейсов из работы. 

Помните, что с помощью Informal feedback можно не только делиться негативом, но и признавать чьи-то заслуги или достижения. Любому человеку важно чувствовать, что кто-то действительно видит и ценит его труд и усилия. Не забывайте признавать достижения, благодарите своих сотрудников и коллег. Делайте это искренне, указывайте, что именно было сделано хорошо. Признание оказывает больше влияния и больше мотивирует, когда обозначено без задержек во времени. 

Как только сотрудники и руководители привыкают давать и получать друг от друга неформальную обратную связь, создается корпоративная культура открытого и честного общения.

Не откладывайте, и скажите «‎спасибо» сегодня. Возможно, ваше спасибо заставит человека улыбнуться и сделает его день лучше, а может — и продуктивнее, — улыбается Наталья.

Feedforward

— Кроме фидбэка, есть еще один способ давать обратную связь. Скорее даже не обратную, а прямую. Этот способ называется фидфорвард (feedforward). Данную концепцию разработал эксперт по менеджменту Маршалл Голдсмит. Заключается она в том, чтобы переключить внимание с прошлого на будущее. 

Когда мы даем фидбэк, основное внимание уделяется прошлому. Мы делаем акцент на том, что было хорошо или плохо. В случае негативного фидбэка сотрудник может зациклиться, потому что он не может исправить прошлое. А фидфорвард помогает предотвратить ошибки в будущем. Фидфорвард ориентирован на решение, дает четкие указания и предложения. Например, сотрудник хочет выполнять больше задач каждую неделю и не упускать мелкие таски из виду. А его коллега или руководитель вносит конкретные предложения и идеи, как достичь этой цели. В этом предложении не должно быть никаких упоминаний о прошлом. Акцент должен быть сделан на достижении прогресса в будущем.

Разобравшись с многообразием типов и видов фидбэка, важно понимать, какой и когда использовать, какими инструментами стоит пользоваться, чтобы он был максимально эффективным, — подчеркивает Наталья.

Инструменты обратной связи: как это работает в крупных компаниях

— В масштабах компании мы активно используем следующие инструменты, — делится Наталья.

Опросы (Evaluation Survey)

Это может быть опросник 360 для Performance Review, опросник лояльности и вовлеченности, опросники после внутренних митапов и других обучающих мероприятий и т.д. 

С помощью опросников мы можем получить быструю обратную связь, собрать необходимую нам информацию, оценить реакции сотрудников на изменения, узнать потребности сотрудников, оценить взаимоотношения в команде и многое другое. Проанализировав полученные данные, мы можем дальше строить планы и принимать решения по улучшению работы процессов. Запуская опросник, мы объясняем коллегам его цель (зачем это нужно), что хотим получить и результаты — какие планы и действия последуют.

Ретроспективы

В современных реалиях бизнесу и его процессам нужно быть быстрым, гибким и готовым к изменениям. Постоянно направляя усилия в сторону улучшений, важно оглянуться назад и спросить себя и команду: а все ли идет хорошо? Удобен ли внедренный процесс? Облегчает ли он работу? С решением этих вопросов помогает ретроспектива.

Простыми словами ретроспектива —это встреча команды, где обсуждается какой-либо рабочий процесс. Цель ретроспективы — получить план действий, изменений-улучшений. 

В рамках такой встречи важно обсудить и зафиксировать:

  • Плюсы. Что было хорошего в процессе?
  • Минусы. Что было плохого? С какими проблемами столкнулись?
  • Идеи. Можно писать/озвучивать все идеи и пути решения проблем.
  • План действий. После обсуждения разрабатывается план действий по улучшению процесса/решению озвученных проблем. Затем действия приоритезируются и выставляются предположительные сроки реализации.

Есть много полезных ресурсов, которые помогают организовать, структурировать и зафиксировать все, что обсуждается на ретро. Они бывают как платные, так и бесплатные. Например, мы с HR-командой используем EasyRetro.

Совcем недавно наша команда HR провела ретроспективу, в которой мог поучаствовать каждый сотрудник. Это ретроспектива была посвящена процессу Performance Review, который, нам казалось, выстроен и работает хорошо, но ретроспектива помогла нам увидеть процесс шире и с разных сторон. Мы выработали план действий по улучшениям и уже работаем над его реализацией.

One on one meeting (встреча с руководителем 1 на 1)

Я считаю, что 1–1 встречи — это важный и необходимый инструмент получения обратной связи. 1–1 — это встреча для сотрудника и про сотрудника, это не мит по определению статусов выполнения текущих задач (не путайте 1–1 с обычным daily или weekly митингом по задачам). В рамках 1–1 встреч обсуждаются зоны роста и развития сотрудника, его перфоманс, мотивация, анализируются блокеры в работе и как вы, как менеджер, можете помочь своему сотруднику, замеряется настроение.

Есть много полезной информации, гайдов по проведению 1–1 встреч. Мне откликается эта статья, и я часто рекомендую ее к прочтению как руководителям, так и сотрудникам.

Сама я провожу 1–1 встречи с каждым участником команды 1 раз в две недели. Плюс на этих встречах, помимо всего вышеперечисленного, я всегда спрашиваю, достаточно ли сотрудникам информации от меня, довольны ли они уровнем нашего общения? Как бы его изменили? Стоит ли менять периодичность наших встреч?

Выводы

— Работа с фидбэком (получение или отдача) — это навык, и он прокачивается. Важно помнить, что цель обратной связи — это повышение эффективности в работе, а любой фидбэк — это шанс обменяться опытом, учиться на ошибках и расти профессионально. Не упускайте этот шанс, — резюмирует Наталья.

Чтобы еще больше погрузиться в тему обратной связи, можно прочитать следующие книги:

Хотите обсудить статью?

Го в Discord
В топе