8 причин, чому тайм-менеджмент не працює
Існує багато інформації про тайм-менеджмент, але постійне відчуття дедлайнів, які насуваються, і браку часу нікуди не щезають. Керівник відділу навчання і розвитку EPAM в Україні Олексій Федорко пояснює, чому так відбувається і як все встигати, незважаючи ні на що.
— Варто визнати, що в тайм-менеджменті немає універсального інструменту, який би працював для усіх, — пояснює Олексій, — Тим не менше, є низка хитрощів. Але інколи навіть перевірені підходи не приносять успіху. Причин тому може бути кілька, зупинимося на основних.
1. Невідповідність типажу і підходу
Усіх людей можна розділити на дві основні категорії: раціоналісти і ірраціоналісти. Вони вимагають різних підходів до управління часом.
- Класичні методи, структура і звітність більше підходять раціоналістам: плануй, виконуй, відмічай як виконане, винагороджуй себе.
- Для ірраціоналістів важливо намітити вектори і області, де вони можуть переключатися між завданнями. Таким чином вони залишаться зацікавленими у своїй роботі.
Варто спробувати різні підходи і методи, щоб знайти те, що найкраще підходить конкретно вам.
2. Неефективне використання часу
Дуже важливо моніторити час, який гається даремно. Це досить складне завдання. Воно вимагає від людини значно більших зусиль, ніж самоспостереження і аналіз. Можна запитати друзів чи членів сім'ї, на що, на їхню думку, ви витрачаєте години даремно, які незаплановані дії з'їдають ваш час — наприклад, гортання соціальних мереж чи перегляд відео на YouTube.
Також можна використовувати технічні характеристики смартфона, щоб зрозуміти, скільки часу і на що гається даремно.
3. Відсутність записів
Цей пункт витікає із попереднього. Існує безліч додатків, які допомагають стежити за часом. Серед найпопулярніших трекерів — Clockify, RescueTime, Toggl і Pomodoro. Психологи взагалі рекомендують вести записи в паперовому блокноті, так як це забезпечує більшу усвідомленість.
4. Абстрактні цілі
Час завжди необхідний людям для чогось. Важливо розуміти, яку ціль переслідуєш. Наприклад, «вивчити англійську» — погана ціль. А «Підтягти англійську до рівня В1 і пройти відбір на конкретну програму навчання чи вакансію» звучить як чудовий план. Що складніша ціль, то більше завдань і підзавдань, розрахованих на час, ви маєте поставити перед собою.
5. Відсутність балансу
Поняття тайм-менеджменту часто асоціюється виключно з роботою. Однак в ідеальному сценарії воно має включати і врівноважувати всі основні складові життя. Щоби мати енергію і мотивацію для виконання завдань, а також уникати вигорання і прокрастинації, варто приділяти достатньо уваги всім елементам балансу між роботою і особистим життям:
- Тіло: сон, харчування, здоров'я;
- Діяльність: кар'єра, досягнення, навчання;
- Контакти: сім'я, друзі, спілкування;
- Психічне здоров'я: мрії, плани на майбутнє, цінності.
6. Відсутність практик перегляду
Правда в тому, що недостатньо написати список справ чи завантажити його в додаток, щоб освоїти тайм-менеджмент. Без регулярного огляду і планування списки просто не працюють. Звідси необхідність щотижневого перегляду своїх завдань і регулярного оновлення списку справ. Техніка, запропонована Девідом Алленом у книзі «Getting Things Done» (GTD), є однією із прикладів систем, що підтримують виконання завдань, за умови, що її використання увійшло в звичку. Якщо ні, присвячуйте одну годину на тиждень кожного ранку понеділка плануванню ключових завдань на наступний тиждень і аналізу досягнень попереднього.
7. Неправильно виставлені пріоритети
Часто, намагаючись вижати максимум, люди планують надто багато завдань на одиницю часу. Простіше за все розставити пріоритети за допомогою матриці Ейзенхауера, яка дає змогу оцінити важливість і терміновість завдань і пропрацювати їх відповідним чином. Цікаво, що найважливіші справи в житті часто не є терміновими, тому втрачаються на задньому плані, а невідкладні справи, навпаки, не завжди важливі.
8. Прихована мотивація і прокрастинація
Термінів не дотримуєшся, а завдання провалюєш, якщо підсвідомо не налаштуєшся на їхнє виконання. Такий «саботаж» може бути викликаний кількома причинами. Наприклад, послідовність виконання неочевидна: тоді треба копатися у справі чи питати поради у більш досвідчених колег. Як варіант, може не вистачати розуміння сенсу завдання: у такому випадку треба розбиратися або відмовитися від завдання. Прокрастинація — не привід корити себе чи намагатися у наступному місяці все надолужити. Це привід сісти розібратися в причині, чому це відбувається і, можливо, переглянути цілі і пріоритети.
Що почитати
— Існує багато літератури з тайм-менеджменту. В ідеалі дослідити декілька джерел, щоб перелаштувати своє розуміння тайм-менеджменту і перестати ганятися за часом, — рекомендує Олексій.
- Життя на повній потужності від Джима Лоера і Тоні Шварца. Книга не лише про те, як надолужити згаяне, але і про те, як отримувати задоволення від життя.
- Сила волі. Шлях до влади над собою Келлі Макґоніґала. Науково обґрунтоване практичне керівництво про те, як використовувати силу волі і що може завадити.
- Атомні звички Джеймса Кліра. Також можна почитати його блог.
— Навички самоорганізації — дуже цінний ресурс для будь-якого ІТ-спеціаліста. Треба уміти працювати і вчитися, але не втрачати work-life balance, щоб не вигоріти, — підбиває підсумки Олексій.
Дякуємо за надану тему порталу training.epam.com.
Обговорити цю статтю і поставити запитання можна в Discord-каналі.