Técnica de establecimiento de objetivos SMART: metodología de planificación y ejemplos concretos

— Soy una coach Agile, y toda mi carrera está relacionada con la informática. Comencé en atención al cliente, pero como me enfoco mucho en objetivos, mi carrera se desarrolló rápidamente. Llegué a ser la Directora Administrativa de una gran compañía orientada a productos en Ucrania y trabajé constantemente en puestos de gestión. En 2017, comencé a estudiar coaching. Tan pronto como lo hice, me di cuenta de que hay una forma completamente diferente de comunicarse con las personas: no utilizando un sistema de mando y control, sino un sistema de establecimiento de tareas. Primero, esto cambió mi vida personal por completo: empecé a comunicarme de manera diferente con mi esposo, hijos y parientes. Y segundo, mi comunicación en el trabajo cambió. Después de un tiempo, me di cuenta de que no quería seguir en puestos de gestión, pero estaba ansiosa por ayudar a otras personas y equipos a desarrollarse.

¿Qué son los objetivos SMART?

— SMART es un método de establecimiento de objetivos. No es algo nuevo ni una especie de "píldora mágica". Fue inventado en 1981. Su idea principal era ayudar a las personas a enfocarse. Es un acrónimo que describe el objetivo y es fácil de recordar. Desglosemos los componentes:

• Specific (específico). La meta se crea con palabras y objetivos específicos. Es muy importante que tu objetivo SMART esté formulado de manera positiva. No te digas a ti mismo "No quiero trabajar aquí más", en su lugar di "Quiero tener un nuevo puesto en el trabajo". Por ejemplo: "Quiero convertirme en un Arquitecto de Soluciones".

• Measurable (medible). Debe ser fácil entender cuándo se alcanza la meta. El objetivo del arquitecto mencionado anteriormente será medible cuando el deseo vago se vuelva uno específico: "Quiero convertirme en un Arquitecto de Soluciones en una gran corporación, con un horario de trabajo y salario determinados". El objetivo se logrará cuando el arquitecto sea contratado para tal posición.

• Achievable (alcanzable). Obviamente, es necesario evaluar sobriamente la factibilidad del objetivo. Piensa de manera ambiciosa, pero no vueles demasiado alto.

• Relevant (relevante). Tu objetivo debe reflejar algo cercano a tu corazón, posición de vida e intereses, y debe ser creado específicamente para ti. En nuestro ejemplo, debes preguntarte: "¿Realmente quiero trabajar como arquitecto, o simplemente no me gusta mi profesión en este momento?"

• Time-bound (en un tiempo determinado). Un objetivo SMART sonará así: "Quiero convertirme en un arquitecto en una gran empresa dentro de los próximos 5-10 meses".

Cómo funcionan los objetivos SMART

— A menudo sucede que cuando le preguntas a una persona "Entonces, ¿qué quieres de tu trabajo?", pueden nombrar de inmediato una docena de cosas que no les gustan, pero no pueden expresar específicamente qué les haría más felices.

Y ahora revelaré el secreto de todos esos talleres y webinars sobre cómo hacer realidad tus deseos. Se publicitan así: “Únete a nosotros y tu deseo se hará realidad de una manera increíble.” En realidad, no hay nada increíble en ello. Nuestro cerebro es una máquina que procesa una cantidad infinita de información cada día. Sigue trabajando y procesando gigabytes de datos incluso cuando no lo percibimos conscientemente. Un objetivo SMART es una oportunidad para filtrar nuestros pensamientos. Metafóricamente hablando, establecer objetivos es la capacidad de configurar este "filtro".

Cuando sueño con convertirme en arquitecto, por ejemplo, de repente empiezo a recibir ofertas de formación por correo electrónico. O en un café, le digo a mi amigo: "Estoy cansado de las tareas monótonas, me gustaría ser un arquitecto". Y él responde: "Escucha, hemos estado buscando un arquitecto durante mucho tiempo”. Y sentimos que es algún tipo de fantasía, ¡funciona! De hecho, estas oportunidades podrían haber estado allí antes, simplemente empezamos a notarlas ahora.

Cómo establecer objetivos SMART

— Sugiero que primero, todos deben pensar a dónde van y entender cuánto quieren realmente el objetivo en el que se están enfocando. A esto lo llamo el tema de tu vida. Podría ser el crecimiento profesional, la independencia financiera, la familia, el traslado, o algo más. Después debes identificar y escribir los pequeños pasos relevantes para alcanzar este objetivo. Piensa: "Considerando que quiero ser un Arquitecto de Soluciones, ¿qué necesito hacer?”

1. Hacer una prueba para entender mi nivel de habilidad.

2. Determinar el nivel de mi conocimiento, basándome en los resultados de la prueba.

3. Ajustar mi objetivo si es necesario. Si mi nivel de conocimiento es solo de 2 de 100, tal vez debería aspirar a ser un programador sénior por ahora.

Recomiendo comenzar de lo grande a lo pequeño si visualizas tu objetivo estratégicamente. Pero no sería un error comenzar a planificar en orden inverso. También sugiero probar Scrum. Todos los métodos SMART están incorporados en él. Involucra un tiempo limitado, los sprints (dos semanas, tres semanas). Hoy en día, este método parece más relevante porque el mundo está cambiando tan rápido que establecer objetivos anuales, o incluso semestrales, es casi imposible.

Reviso mi plan de vida cada dos semanas. Para hacer esto, me establezco objetivos de sprint tareas para dos semanas. Nuestro objetivo: convertirnos en un Arquitecto de Soluciones, encaja perfectamente en este sprint.

• Específico — hacer una prueba para determinar el conocimiento y las habilidades.

• Medible — recibir una calificación, puntuación o porcentaje específico en la prueba.

• Alcanzable — dentro de un período de dos semanas, todos pueden determinar fácilmente si pueden completar la tarea sin sobrecargarse o experimentar estrés constante.

• Relevante — el interés en un objetivo alcanzable es mayor.

• Determinado en el tiempo — el marco de tiempo de nuestro sprint.

Bajo las condiciones identificadas en este ejemplo, una persona se libera de la presión excesiva y comprende claramente cómo se está moviendo hacia su objetivo final.

Es necesario realizar una retrospectiva después de cada sprint y preguntarse: "¿Qué puedo mejorar en mis objetivos?". Dedica 10-15 minutos a reflexionar, considera si el resultado de una tarea en particular es satisfactorio. Si no es así, cambia tu enfoque para el próximo sprint. Por ejemplo, pasaste la prueba de conocimientos, pero la próxima vez necesitas encontrar una más detallada que también proporcione recomendaciones para el aprendizaje continuo.

¿Cuánto tiempo se necesita para establecer objetivos SMART?

— Los objetivos más pequeños son más fáciles de preparar y planificar. Los intervalos de planificación cortos ofrecen flexibilidad y adaptabilidad. Para los equipos, se recomienda tener una hora de planificación por semana de trabajo. Sin embargo, esto depende de cada caso.

La parte más difícil de establecer objetivos es comenzar. Debes tomar medidas para facilitar el comienzo. Si quieres aumentar tus ventas mejorando tu nivel de inglés, tu libro de estudio de inglés debe estar al lado de tu teclado, y la aplicación de estudio debe estar descargada en tu teléfono. Cuando tengas 2 minutos libres en el ascensor, inmediatamente abres la aplicación.

Cómo los objetivos SMART pueden ayudar a los negocios

— Casi todos los objetivos empresariales se construyen con principios SMART. Esto es porque las empresas quieren ver los resultados en un formato medible específico y entender hacia dónde se dirige la compañía o el proyecto. Puede ser difícil establecer objetivos medibles y limitados en el tiempo en tu vida personal, mientras que en los negocios es casi imposible no hacerlo.

El horizonte de planificación en los negocios puede variar dependiendo de si puedes desglosar las tareas en subtareas. Al final de un sprint, por ejemplo, es deseable tener algunos resultados tangibles. Recomendaría hacer los intervalos de planificación lo más cortos posible. Esto te permitirá concentrarte en una cosa sin cambiar tus planes. Si algo cambia de repente, sin embargo, podrás adaptarte rápidamente.

Incluso las empresas no informáticas pueden beneficiarse del enfoque SMART. He trabajado con empresas involucradas en ventas y servicios, y el enfoque SMART funcionó para ellos también. La dificultad puede estar en definir claramente el objetivo, sin necesidad de microgestionar a los empleados. Quieres evitar asignar tareas separadas a un empleado u otro, y en su lugar decir: "Equipo, necesitamos cruzar de una orilla del río a la otra, vamos a hacer una lluvia de ideas sobre cómo podemos hacer eso". Se elimina el elemento de control de arriba hacia abajo, o externo.

Posibles errores al establecer objetivos SMART

— Lo más importante es la motivación interna. Necesitas entender si realmente quieres hacer algo ahora o no. A veces, nos proponemos objetivos enormemente irrealistas y luego terminamos diciendo: "Oh, empezaré el lunes". Y nunca lo hacemos.

También puede haber problemas con el control. En los negocios, hay individuos específicos responsables que supervisan el trabajo de los empleados y establecen plazos claros. Pero en tu vida personal, ¿quién te controla? Cuando el plazo está muy lejos (alrededor de un año), es difícil continuar ejecutando eficazmente las tareas rutinarias, ya que los resultados no serán notables durante mucho tiempo. Se necesita fuerza de voluntad y responsabilidad contigo mismo.

Al establecer objetivos, deberíamos poder ver el beneficio para nosotros mismos. Nuestro deseo de recibir ese beneficio debe ser mayor que la dificultad de iniciar el proceso. 

Un cambio de contexto también puede desenfocarte. Por ejemplo, tal vez querías convertirte en un arquitecto para ganar más dinero, pero de repente obtuviste un ascenso o un aumento de salario. Entonces, puede parecer que el esfuerzo que pusiste en lograr el objetivo no vale el resultado que habrías recibido.

Esta sensación de establecer un objetivo y no lograrlo es muy destructiva, en mi opinión.

Es importante recompensarte a ti mismo o premiar a tus colegas por su trabajo (si estamos hablando de un equipo), para que sientas el: hice el trabajo y recibí un beneficio. Debes tener siempre un sentimiento de alegría y orgullo en tus esfuerzos.