15 английских идиом, которые помогут сделать совещание эффективным
EPAM Senior Business Analyst Роберт Маккензи и EPAM Language Trainer Рейчел О'Райан рассказывают о пяти основных этапах эффективного совещания и делятся английскими идиомами, которые могут пригодиться на каждом из них.
Введение
Миллионы людей ежедневно посещают совещания и задаются вопросом, не лучше ли было потратить свое время на что-то другое. Они часто чувствуют себя растерянными и не понимают, чего от них хотят. Основные причины — плохая организация, когда у совещания нет плана или цели, и недостаточная коммуникация.
В статье мы обсудим все этапы эффективного совещания и поделимся полезными идиомами, которые можно использовать.
Что такое идиомы и для чего они нужны?
Согласно Кембриджскому словарю, идиома — это: «группа слов, расположенных в определенном порядке, которая имеет конкретное значение, отличное от значений каждого слова в отдельности».
Из-за этого уловить смысл идиомы не всегда просто: мозг пытается перевести каждое слово, чтобы понять общее значение. Получается, идиомы нужно просто заучивать.
Идиомы используют везде, в том числе на совещаниях и деловых переговорах. Они помогают создать приятную атмосферу, заинтересовать слушателя и проявить дипломатичность, поэтому мы так часто слышим их в английской повседневной речи.
В чем разница между эффективным и неэффективным совещанием?
Что такое неэффективное совещание?
Как говорится, время — деньги. А неэффективное совещание — это потеря времени, поскольку оно не дает результатов.
Признаки неэффективного совещания:
Плохая подготовка и неправильное проведение.
Задействовано слишком много людей.
Высказывается в основном только один человек (или несколько).
Нет четких результатов, не определены последующие шаги.
Сотрудники часто считают такие совещания непродуктивными и занимаются на них другими делами.
Что такое эффективное совещание?
Эффективное совещание — это совещание, по итогам которого достигаются поставленные цели.
Признаки эффективного совещания:
Четкая цель и план.
Задействованы только необходимые сотрудники.
Благоприятная обстановка для активного участия и открытого и конструктивного общения.
Результат: взвешенные решения и дальнейший план действий.
Итак, если вы организуете совещания:
Привлекайте участников команды к совместной работе, если возникают трудности.
Формируйте и укрепляйте командный дух.
Мотивируйте всех сосредоточиться на общей цели.
Обсуждайте ожидаемые результаты.
Говорите о том, что нужно улучшить и исправить.
Выделяйте наиболее важные вопросы для обсуждения.
Пять основных этапов эффективного совещания
Этап 1. Подготовка плана
Советы:
Составьте план. Обязательно укажите причины и цели совещания.
Пригласите участников, которым есть что сказать.
Обозначьте контекст, чтобы все участники понимали масштаб встречи и ожидания.
Выделите ключевые моменты.
Убедитесь, что план хорошо структурирован, четко сформулирован и краток.
Расскажите об ожидаемых результатах.
Заранее предоставьте участникам необходимые материалы, например ссылки на источники, файлы, презентации.
Идиомы, которые можно использовать:
Map out the plan
Пример: Let's take some time to map out the plan for the agenda and allocate time for each topic.
Аналог: наметить план
Значение: детально спланировать или подробно рассказать, как что-то можно сделать.
Fine-tune the agenda
Пример: Now, let's fine-tune the agenda to ensure it aligns with our objectives.
Значение: скорректировать план, то есть внести небольшие изменения, чтобы улучшить его.
Dot the i’s, а также cross the t’s
Пример: Let’s dot the i’s and cross the t’s as we polish our meeting agenda.
Аналог: расставить точки над «і»
Значение: подробно разъяснить, уделить большое внимание деталям.
Этап 2. Подготовка дополнительных материалов
Советы:
Подготовьте дополнительные материалы, чтобы обсудить их на совещании.
Поделитесь этими материалами с участниками.
Определите, на какие вопросы нужно ответить.
Подумайте, кто из стейкхолдеров мог бы ответить на эти вопросы.
Уделите особое внимание качеству и структуре материалов.
Дайте ссылки на необходимые документы.
Идиомы, которые можно использовать:
Put our best foot forward
Пример: As we prepare, let's put our best foot forward with these meetings.
Аналог: выложиться на полную
Значение: постараться изо всех сил, чтобы чего-то добиться.
Smooth out the edge
Пример: Let's smooth out any rough edges in our deliverables to ensure clarity.
Аналог: сгладить ситуацию
Значение: смягчить проблемы или сделать менее заметными недостатки чего-то.
Bring it all together
Пример: Our challenge is to bring it all together in a cohesive set of deliverables.
Аналог: собрать воедино
Значение: объединить или сгруппировать что-то.
Этап 3. Подготовка почвы
Советы:
Подготовьте основные тезисы для обсуждения по каждой теме.
Изложите в общих чертах, зачем, где, кто, что, когда и как.
Определите сценарии AS-IS и TO-BE.
Проанализируйте недочеты.
Выделите основные болевые точки.
Подчеркните возможности.
Расскажите об ожиданиях стейкхолдеров.
Идиомы, которые можно использовать:
Illuminate the path
Пример: Our goal is to illuminate the path forward as we begin our meeting.
Аналог: осветить путь
Значение: прояснить; задать правильное направление чему-то, в данном случае — совещанию.
Set the scene
Пример: First, let's set the scene — we have faced numerous challenges recently.
Аналог: подготовить почву
Значение: описать ситуацию, в которой что-то должно произойти; дать какой-то контекст.
Open the floor for discussion
Пример: Before we delve in, let's open the floor for any initial thoughts or concerns.
Аналог: предоставить слово
Значение: дать другим понять, что они могут задать вопросы или высказать свое мнение.
Этап 4. Контроль за ходом совещания
Советы:
Придерживайтесь основных тем из плана.
Четко определите структуру обсуждения и ожидаемые результаты.
Задавайте вопросы по теме кратко.
Следите за временем и избегайте тем, которые не относятся к делу.
Постарайтесь обсудить как можно больше вопросов в течение заданного времени.
Сделайте дополнительные заметки по всем оставшимся вопросам.
Идиомы, которые можно использовать:
Keep our eyes on the prize
Пример: I know it's not an easy topic, but let's keep our eyes on the prize so we can agree and create a clear action plan.
Аналог: не упускать цель из виду
Значение: не отвлекаться от цели, даже если это сложно сделать.
Stick to the script
Пример: Ok, so let's do our best to stick to the script and that way we will get through all the agenda points.
Аналог: придерживаться сценария
Значение: следовать имеющемуся плану, схеме, инструкциям, указаниям и т. д.
Go off on a tangent
Пример: We seem to be going off on a bit of a tangent, today's topic is the latest updates on progress, we talked about what went wrong in the last sprint last week.
Аналог: отклониться от темы
Значение: говорить или делать что-то, что не связано напрямую со сказанным или сделанным до.
Этап 5. Завершение совещания
Советы:
Составьте краткий список вопросов, которые успели обсудить.
Обсудите действия по пунктам с ответственным лицом.
Назначьте следующее совещание.
Определите дальнейшие шаги.
Сделайте заметки по проведенному совещанию и приложите их к материалам для следующего.
Поблагодарите присутствующих за активное участие.
Идиомы, которые можно использовать:
To wrap things up
Пример: So, it's time to wrap things up, let's move onto our summary and action points for the next meeting.
Аналог: подвести итоги
Значение: резюмировать результаты обсуждения и определить, что конкретно нужно сделать до следующего совещания.
In a nutshell
Пример: In a nutshell the new app will help us plan much better.
Аналог: в двух словах
Значение: выделить суть и обозначить конечную цель вместо того, чтобы долго о чем-то рассказывать.
Stay tuned
Пример: Please stay tuned because we will be sending out the action points later this afternoon and we can all get started with them.
Аналог: следить за новостями
Значение: следить за обновлениями информации, чтобы быть в курсе событий.