15 английских идиом, которые помогут сделать совещание эффективным

Введение

Миллионы людей ежедневно посещают совещания и задаются вопросом, не лучше ли было потратить свое время на что-то другое. Они часто чувствуют себя растерянными и не понимают, чего от них хотят. Основные причины — плохая организация, когда у совещания нет плана или цели, и недостаточная коммуникация.

В статье мы обсудим все этапы эффективного совещания и поделимся полезными идиомами, которые можно использовать.

Что такое идиомы и для чего они нужны?

Согласно Кембриджскому словарю, идиома — это: «группа слов, расположенных в определенном порядке, которая имеет конкретное значение, отличное от значений каждого слова в отдельности».

Из-за этого уловить смысл идиомы не всегда просто: мозг пытается перевести каждое слово, чтобы понять общее значение. Получается, идиомы нужно просто заучивать.

Идиомы используют везде, в том числе на совещаниях и деловых переговорах. Они помогают создать приятную атмосферу, заинтересовать слушателя и проявить дипломатичность, поэтому мы так часто слышим их в английской повседневной речи.

В чем разница между эффективным и неэффективным совещанием?

Что такое неэффективное совещание?

Как говорится, время — деньги. А неэффективное совещание — это потеря времени, поскольку оно не дает результатов.

Признаки неэффективного совещания:

• Плохая подготовка и неправильное проведение.

• Задействовано слишком много людей.

• Высказывается в основном только один человек (или несколько).

• Нет четких результатов, не определены последующие шаги.

Сотрудники часто считают такие совещания непродуктивными и занимаются на них другими делами.

Что такое эффективное совещание?

Эффективное совещание — это совещание, по итогам которого достигаются поставленные цели.

Признаки эффективного совещания:

• Четкая цель и план.

• Задействованы только необходимые сотрудники.

• Благоприятная обстановка для активного участия и открытого и конструктивного общения.

• Результат: взвешенные решения и дальнейший план действий.

Итак, если вы организуете совещания:

• Привлекайте участников команды к совместной работе, если возникают трудности.

• Формируйте и укрепляйте командный дух.

• Мотивируйте всех сосредоточиться на общей цели.

• Обсуждайте ожидаемые результаты.

• Говорите о том, что нужно улучшить и исправить.

• Выделяйте наиболее важные вопросы для обсуждения.

Пять основных этапов эффективного совещания

Этап 1. Подготовка плана

Советы:

• Составьте план. Обязательно укажите причины и цели совещания.

• Пригласите участников, которым есть что сказать.

• Обозначьте контекст, чтобы все участники понимали масштаб встречи и ожидания.

• Выделите ключевые моменты.

• Убедитесь, что план хорошо структурирован, четко сформулирован и краток.

• Расскажите об ожидаемых результатах.

• Заранее предоставьте участникам необходимые материалы, например ссылки на источники, файлы, презентации.

Идиомы, которые можно использовать: 

• Map out the plan

Пример: Let's take some time to map out the plan for the agenda and allocate time for each topic.

Аналог: наметить план

Значение: детально спланировать или подробно рассказать, как что-то можно сделать.

• Fine-tune the agenda

Пример: Now, let's fine-tune the agenda to ensure it aligns with our objectives.

Значение: скорректировать план, то есть внести небольшие изменения, чтобы улучшить его.

• Dot the i’s, а также cross the t’s

Пример: Let’s dot the i’s and cross the t’s as we polish our meeting agenda.

Аналог: расставить точки над «і»

Значение: подробно разъяснить, уделить большое внимание деталям.

Этап 2. Подготовка дополнительных материалов

Советы:

• Подготовьте дополнительные материалы, чтобы обсудить их на совещании.

• Поделитесь этими материалами с участниками.

• Определите, на какие вопросы нужно ответить.

• Подумайте, кто из стейкхолдеров мог бы ответить на эти вопросы.

• Уделите особое внимание качеству и структуре материалов.

• Дайте ссылки на необходимые документы.

Идиомы, которые можно использовать:

• Put our best foot forward

Пример: As we prepare, let's put our best foot forward with these meetings.

Аналог: выложиться на полную

Значение: постараться изо всех сил, чтобы чего-то добиться.

• Smooth out the edge

Пример: Let's smooth out any rough edges in our deliverables to ensure clarity.

Аналог: сгладить ситуацию

Значение: смягчить проблемы или сделать менее заметными недостатки чего-то.

• Bring it all together

Пример: Our challenge is to bring it all together in a cohesive set of deliverables.

Аналог: собрать воедино

Значение: объединить или сгруппировать что-то.

Этап 3. Подготовка почвы

Советы:

• Подготовьте основные тезисы для обсуждения по каждой теме.

• Изложите в общих чертах, зачем, где, кто, что, когда и как.

• Определите сценарии AS-IS и TO-BE.

• Проанализируйте недочеты.

• Выделите основные болевые точки.

• Подчеркните возможности.

• Расскажите об ожиданиях стейкхолдеров.

Идиомы, которые можно использовать:

• Illuminate the path

Пример: Our goal is to illuminate the path forward as we begin our meeting.

Аналог: осветить путь

Значение: прояснить; задать правильное направление чему-то, в данном случае — совещанию.

• Set the scene

Пример: First, let's set the scene — we have faced numerous challenges recently.

Аналог: подготовить почву

Значение: описать ситуацию, в которой что-то должно произойти; дать какой-то контекст.

• Open the floor for discussion

Пример: Before we delve in, let's open the floor for any initial thoughts or concerns.

Аналог: предоставить слово

Значение: дать другим понять, что они могут задать вопросы или высказать свое мнение.

Этап 4. Контроль за ходом совещания

Советы:

• Придерживайтесь основных тем из плана.

• Четко определите структуру обсуждения и ожидаемые результаты.

• Задавайте вопросы по теме кратко.

• Следите за временем и избегайте тем, которые не относятся к делу.

• Постарайтесь обсудить как можно больше вопросов в течение заданного времени.

• Сделайте дополнительные заметки по всем оставшимся вопросам.

Идиомы, которые можно использовать:

• Keep our eyes on the prize

Пример: I know it's not an easy topic, but let's keep our eyes on the prize so we can agree and create a clear action plan.

Аналог: не упускать цель из виду

Значение: не отвлекаться от цели, даже если это сложно сделать.

• Stick to the script

Пример: Ok, so let's do our best to stick to the script and that way we will get through all the agenda points.

Аналог: придерживаться сценария

Значение: следовать имеющемуся плану, схеме, инструкциям, указаниям и т. д.

• Go off on a tangent

Пример: We seem to be going off on a bit of a tangent, today's topic is the latest updates on progress, we talked about what went wrong in the last sprint last week.

Аналог: отклониться от темы

Значение: говорить или делать что-то, что не связано напрямую со сказанным или сделанным до.

Этап 5. Завершение совещания

Советы:

• Составьте краткий список вопросов, которые успели обсудить.

• Обсудите действия по пунктам с ответственным лицом.

• Назначьте следующее совещание.

• Определите дальнейшие шаги.

• Сделайте заметки по проведенному совещанию и приложите их к материалам для следующего.

• Поблагодарите присутствующих за активное участие.

Идиомы, которые можно использовать:

• To wrap things up

Пример: So, it's time to wrap things up, let's move onto our summary and action points for the next meeting.

Аналог: подвести итоги

Значение: резюмировать результаты обсуждения и определить, что конкретно нужно сделать до следующего совещания.

• In a nutshell

Пример: In a nutshell the new app will help us plan much better.

Аналог: в двух словах

Значение: выделить суть и обозначить конечную цель вместо того, чтобы долго о чем-то рассказывать.

• Stay tuned

Пример: Please stay tuned because we will be sending out the action points later this afternoon and we can all get started with them.

Аналог: следить за новостями

Значение: следить за обновлениями информации, чтобы быть в курсе событий.