Почему визуальные инструменты важны для бизнес-анализа?
Визуальные инструменты, такие как графики или диаграммы, упрощают информацию, делая ее более понятной и удобной для анализа. В статье приводится обзор некоторых распространенных случаев использования визуальных средств, которые могут быть полезны для бизнес-аналитиков и других специалистов.
Автор статьи — EPAM Business Analyst Юлия Касьянова.
Введение
Бизнес-анализ — это всегда перевод бизнес-понятий для технических специалистов и расшифровка технического жаргона для стейкхолдеров. Важность визуальных средств трудно переоценить. Как эффективно описать клиенту процесс заказа товара через Интернет, используя только письменные или устные методы? Как объяснить разработчику сложные взаимодействия между несколькими объектами при работе над требованиями к интеграции? Если честно, мало кому из нас нравится читать длинные документы или слушать долгие лекции.
Решением может стать визуализация — бесценный навык, которым должен овладеть каждый бизнес-аналитик. Она может помочь согласовать и синхронизировать действия всех заинтересованных сторон проекта. Под «навыками визуализации» я подразумеваю способность преобразовывать информацию в диаграммы, прототипы, схемы, карты или любые другие визуальные средства, улучшающие восприятие информации.
Вот некоторые из онлайн-инструментов, которые я использую для создания визуальных средств:
Бизнес-аналитик (или другой специалист) может использовать визуальные средства в следующих случаях:
определение и моделирование текущих правил бизнеса;
разработка требований к новой системе или функции;
документирование взаимосвязей и потоков данных;
решение задач;
обучение; и
тайм-менеджмент.
Конечно же, визуальные средства могут быть полезны не только в таких ситуациях, но давайте рассмотрим некоторые из них.
Определение и моделирование текущих правил бизнеса
При работе над требованиями к проекту бизнес-аналитик должен сосредоточиться на бизнес-правилах и бизнес-потребностях, на удовлетворение которых направлен проект. Если не определить эти элементы точно, это может помешать достижению целей проекта, и он не принесет желаемую пользу заказчику.
Для презентации бизнес-процессов можно использовать различные типы визуальных средств:
Блок-схемы или диаграммы процессов: иллюстрируют последовательность шагов в бизнес-процессе. Они помогают стейкхолдерам представить, как связаны между собой задачи, и облегчают определение последовательности действий. Они также помогают лучше понять организацию процесса и донести это до других.
Диаграммы деятельности (UML): я всегда использую этот тип диаграммы, когда начинаю работать над новой функцией. Бизнес-аналитики анализируют бизнес-процессы, и диаграмма деятельности помогает представить пошаговые действия, необходимые для достижения определенной цели. Диаграммы деятельности иногда путают с блок-схемами, но разница в том, что диаграмма деятельности — это диаграмма поведения UML, которая иллюстрирует рабочий процесс деятельности системы. И наоборот, блок-схема — это визуальная диаграмма, изображающая пошаговую последовательность действий для решения конкретной задачи.
Диаграммы вариантов использования (UML): иллюстрируют сценарии, в которых система взаимодействует с людьми, организациями или внешними системами. Они не содержат большого количества деталей, а дают краткий обзор задействованных лиц и сценариев, помогая бизнес-аналитикам оставаться на одной волне со стейкхолдерами и распознавать потенциальные сценарии развития бизнеса.
Диаграммы переходов состояний: бизнес-аналитики используют моделирование для описания и оценки потенциальных состояний, в которых может находиться объект в системе. Сюда относится описание перехода объекта из одного состояния в другое, а также событий, которые могут повлиять на объект, находящийся в каждом из состояний.
Разработка требований к новой системе или функции
При работе над новыми требованиями необходимо уметь отвечать на многие вопросы: какие стейкхолдеры вовлечены в процесс? Как расставить приоритеты в требованиях? Какова область применения функции? Как задействованы внешние системы? Как должен выглядеть пользовательский интерфейс?
Ответы на эти вопросы часто требуют активной коммуникации. Приведенные ниже инструменты помогут вам оставаться на одной волне с заинтересованными сторонами:
Карты пользовательских историй — один из моих любимых инструментов, поскольку он позволяет делать несколько вещей одновременно: строить путь пользователя, декомпозировать его на истории и планировать релизы функций. Эта полезная техника управления пользовательскими историями, популяризированная Джеффом Паттоном, однозначно стоит того, чтобы с ней ознакомиться. Я рекомендую его книгу User Story Mapping: Discover the Whole Story, Build the Right Product.
Блок-схемы или диаграммы деятельности можно использовать, чтобы объяснить команде, как должна функционировать система. Эти инструменты помогают описать рабочие процессы, а также поясняют, как должны выполняться те или иные действия и задачи.
Диаграммы последовательностей (UML): обычно я использую эти диаграммы при работе над требованиями API. Они наглядно изображают взаимодействие и поток сообщений между различными объектами или компонентами системы в течение определенного периода времени. Диаграммы последовательностей дают представление о динамическом поведении системы, демонстрируя взаимодействие объектов при выполнении конкретных задач или сценариев.
При работе над сложной функцией я предпочитаю использовать интеллект-карты для декомпозиции или обзора объема работ. В интеллект-карте центральная идея или тема располагается в центре, а ветви расходятся в стороны, представляя подтемы или связанные с ними элементы. В качестве центральной темы я могу использовать функцию, которая должна быть представлена, а ветви могут показывать определенные сценарии или случаи использования этой функции. Интеллект-карты — это визуальное представление, которое помогает разбить сложные концепции, идеи или задачи на более мелкие и управляемые компоненты.
Хотя это не совсем диаграммы, но эскизы и прототипы также визуально представляют пользовательский интерфейс. Они помогают показать компоновку и функциональность системы, а также дают широкое представление о будущем пользовательском интерфейсе (при этом эскизы менее подробны, чем прототипы). Для их создания можно использовать ручку и бумагу, доску или простые программные инструменты.
Мокапы пользовательского интерфейса обеспечивают более подробное и визуально точное представление пользовательского интерфейса по сравнению с прототипами. Мокапы предназначены для передачи визуальной эстетики, компоновки, расположения элементов и взаимодействий, с которыми столкнется пользователь при работе с конечным продуктом. Если в проекте нет UI-дизайнера, его роль может взять на себя бизнес-аналитик, который будет создавать мокапы, чтобы требования к интерфейсу были понятными.
Документирование взаимосвязей и потоков данных
Понимание данных относится в основном к области дата- или системного анализа. Однако некоторые проекты требуют, чтобы бизнес-аналитик понимал данные и формулировал связанные с ними требования. Для этого можно использовать следующие инструменты:
Диаграммы классов: это один из наиболее полезных типов диаграмм в UML, поскольку они наглядно отображают структуру конкретной системы, моделируя ее классы, атрибуты, операции и связи между объектами.
Диаграммы «сущность-связь» (ERD), также известные как ER-модели, часто используются при проектировании баз данных. Этот тип диаграмм можно использовать для отображения основных сущностей в области действия системы и взаимосвязей между ними. ER-диаграммы чаще всего отображают таблицы в базе данных, а диаграммы классов — объекты реального мира. Взаимосвязи, представленные в ER-диаграммах, обычно сложнее для понимания, чем взаимосвязи в диаграммах классов.
Обучение
Работа в IT означает, что вы постоянно узнаете что-то новое. В этом вам поможет визуализация.
Интеллект-карты повышают эффективность процесса обучения за счет визуальной организации информации и способствуют ее пониманию, запоминанию и воспроизведению. С помощью интеллект-карт можно визуализировать статью, лекцию или вебинар. Я также использую их для запоминания сложных тем.
Например, я создала такую интеллект-карту по теме управления рисками:
Дорожные карты помогают поставить четкие и достижимые цели обучения. Вы можете обозначить конкретные цели, этапы и желаемые результаты, добавить нужные направления и мотивы. Чтобы выстроить структурированный путь обучения, разбейте сложную тему на более мелкие шаги — это облегчит ее понимание и выполнение.
Вывод
В постоянно развивающейся сфере бизнес-анализа умение эффективно визуализировать и доносить идеи является не просто преимуществом, а необходимостью. Овладев искусством визуализации, бизнес-аналитики смогут обеспечить успешное выполнение проектов, наладить сотрудничество между заинтересованными сторонами и, в конечном счете, обеспечить процветание бизнеса в условиях все более сложного мира.