Життя та робота давно змішалися: як підвищити продуктивність

— Ми живемо у світі, де багато хто з нас поєднує і короткострокові/довгострокові цілі, і щоденні завдання з особистими/сімейними обов'язками. Для цього потрібно в усіх напрямках бути продуктивним. Якщо щотижня чи місяць хоча б на 1% робити все більш ефективно, ви, найімовірніше, досягнете успіху у своїх починаннях у довгостроковій перспективі, — ділиться Радик.

— Якщо говорити про особисту продуктивність, то я пропоную регулярно виконувати такі дії:

• Планувати свої справи;
• Складати списки;
• Складати розклад і дотримуватися його;
• Діяти;
• Моніторити та аналізувати зроблене.

Я вважаю, що бачення та планування суттєво впливають на те, що ви робите щодня. Якщо не вдаватися до деталей, то краще мати бачення та план на роки вперед. Те, що ви робите щодня, має наближати вас до ваших довгострокових цілей та мотивів.

— Розглянемо докладніше кілька пунктів, — пояснює Радик.

Складання списків

— Головна мета списків — звільнити мозок від необхідності запам'ятовувати щось та зосередитись на виконанні вже запланованих завдань. Важливо сформувати звичку оформлювати все, що заслуговує на увагу, в to-do список. Можна використовувати блокнот або модну програму — неважливо. Головне, щоб план дій приносив задоволення від використання і був зручним.

Я не рекомендував би розділяти списки для особистих/сімейних та робочих справ, бо всі вони — наше життя. Крім того, керувати одним таким по-справжньому реальним списком і розставляти пріоритети — легше, — упевнений Радик.

— У мене в такому списку формується до 12 пріоритетних завдань на день, які ґрунтуються на тому, чого я хочу досягти до кінця тижня. Зазвичай у мене є 3 першочергові завдання, які я намагаюся зробити до обіду, 3-5 завдань, які важливо виконати, щоб не відстати від своїх щоденних обов'язків, і 4-5 завдань рутинних, які добре зробити сьогодні, щоб інші поточні проєкти не відставали від графіка.

Розклад

— Якщо у вас немає свого розкладу, ви, ймовірно, наслідуватимете чужий план або програму, і ваш день буде розірваний на частини і перевантажений несподіваними дзвінками, зустрічами, електронними листами та повідомленнями в чаті. У вас буває, що після робочого дня вас мучить відчуття, що ви не зробили нічого цінного? — ставить риторичне запитання Радик. — У мене завжди виникає таке відчуття, коли я не маю розкладу. Щоб цього питання не виникало, складайте розклад.

Основні правила при складанні розкладу:

• Щодня виділяйте час для себе, щоб можна було зосередитись на дійсно важливій роботі;
• Використовуйте кольорове кодування, щоб побачити, як будується ваш день, де і коли ви маєте бути задіяні і які інструменти вам треба для ефективної роботи;
• Виділяйте час для обіду. Не лише тому, що вам потрібно їсти та відпочивати, щоб бути продуктивним, а й для того, щоб ваші колеги бачили, що ви недоступні. В іншому випадку ви можете опинитися в ситуації, коли ви нарізаєте салат під час дзвінка, який хтось із ваших колег втиснув у ваш розклад, або взагалі пропускаєте обід. Це той випадок, коли правило «Потурбуйся про себе, перш ніж допомагати іншим», добре працює;
• Відвідуйте повторювані щотижневі, двотижневі та щомісячні заходи, щоб задати темп і ритм вашій особистій та професійній рутині;
• Виділяйте час на виконання завдань зі списку «to do», щоб час для досягнення цілей теж залишався.

Дії

— Працюйте, друзі. Працюйте завжди, це важливий критерій ефективності. Головне тут — дотримуватися свого розкладу та щоденного плану. Звичайно, завжди є шанс, що протягом дня з'явиться ще щось, — життя і робота непередбачувані. Але якщо ви виробили звичку вносити нові завдання та ідеї до свого списку справ і розкладу, це не має сильно впливати на графік, тому що ви знатимете, як давати раду новим завданням і куди помістити їх серед пріоритетів.

Деякі завдання досить приємні, а деякі — суцільна рутина або нудьга. Один зі способів упоратися з неприємними завданнями — зосередитись на процесі, а не на результаті. Коли ви починаєте щось, що вам не подобається, постарайтеся звернути увагу на те, що ви робите, а не те, чого ви хочете досягти. Це може допомогти втягнутися в справу і забути про нудьгу.

Щоб працювати наполегливо і зосереджено, пропоную використовувати «метод Pomodoro» в поєднанні з відмовою від факторів, що відволікають. Це працює так: встановіть таймер на 25-30 хвилин, відключіть усі повідомлення та працюйте над одним завданням. Відпочиньте приблизно 5 хвилин і повторіть. Зробіть це 3-4 рази поспіль, а потім зробіть тривалу перерву на 20-25 хвилин.

Моніторинг та аналіз

— Це може здатися надмірним, але аналіз виконаної за день, тиждень, місяць чи рік роботи зрештою дає свої плоди. Я не маю звички щодня аналізувати свої завдання, але зазвичай витрачаю багато часу на те, щоб відзначити свій прогрес за тиждень, квартал і рік, — ділиться своїм досвідом Радик. — Все це можна організувати за допомогою регулярної практики. Під час роздумів (або особистої ретроспективи в термінах agile) ви матимете можливість побачити, як йдуть справи, що спрацювало добре, а що ні, які речі привели в захват, а які змусили відчути втому чи розчарування. Почніть з малого та простого і подивіться, до чого це вас приведе.

Висновки

— Це лише кілька порад і правил, які можна взяти до уваги, а може, ви вже давно використовуєте їх? Звичайно, бувають дні або тижні, коли ви можете просто сказати: «До біса все це!». Таке трапляється. Іноді розпорядок дня руйнується через несподівані проблеми, іноді важко знайти мотивацію, а іноді вам потрібно просто відпочити. Це нормально. Зрештою, всі ці правила та інструменти підвищення продуктивності покликані заощадити час та енергію для найважливішого та особистого у вашому житті.

Діліться своїми спостереженнями у ком'юніті.

Обговорити статтю можна у Discord Anywhere Club.

За тему дякуємо платформі Wearecommunity.io.