Як ефективно давати зворотний зв'язок? Поради експерта

Що таке фідбек і навіщо він необхідний

— У широкому розумінні слова фідбек — це реакція на дію. У роботі ця реакція може бути на завдання, процес, поведінку колеги, щось інше — розповідає HR-директор в IT Наталія Халіманова. 

Основні завдання фідбеку: 

• допомогти швидше адаптуватися;
• спонукати зростанню і розвитку;
• спровокувати зміни, необхідні для досягнення поставлених цілей.

Тобто фідбек — це інструмент для розвитку як співробітника, так і компанії.

Види зворотного зв’язку

— Існує безліч типів і способів зворотного зв’язку. Пропоную розібрати основні типи, які використовуються в роботі найчастіше.

Formal feedback

Formal feedback — це фідбек, який найчастіше зустрічається як окремо вибудуваний процес в компаніях. Наприклад, закриття випробувального періоду чи перфоманс-ревю. 

Періодичність і методи такого ревю в різних компаніях можуть відрізнятися. Найпоширеніший варіант — річне та піврічне перфоманс-ревю методами оцінки 180 чи 360 градусів. За таких методів оцінювання співробітника відбувається як від нього самого, так і від команди, включно з лідом. Кількість і ролі тих, хто оцінює — на розсуд компанії. 

Такий тип фідбеку запланований наперед. Це свого роду ретроспективний процес, який допомагає і працівнику, і роботодавцю обговорити, що просувається добре, а що — можна покращити. Після чого виділити та закріпити план дій, сформувати його у так званий індивідуальний план розвитку для співробітника (PDP — Personal Development Plan).

Informal feedback

Informal feedback — більш поширений тип зворотного зв’язку, який зустрічається просто за робочим місцем. Це може бути миттєва, невимушена розмова з людиною про її роботу. Тобто, це може відбутися у будь-який час між ким завгодно з ким завгодно, такий фідбек може бути як ефективним і корисним, так і непродуктивним і шкідливим. Важливо грамотно його застосувати.

Informal feedback дає змогу співробітникам миттєво виправляти помилки. Наприклад, людина щось робить невірно і не розуміє цього, і якщо її команда чи керівник не скажуть їй про це відразу, вона не зможе зреагувати вчасно. Тобто, Informal feedback може допомогти зростати і розвивати свої навички швидше.

Важливо стежити за тим, як ви надаєте Informal feedback і що хочете ним сказати. Не давайте негативного фідбеку зопалу і на емоціях, він може здатися різким і не мати бажаного ефекту. Ба більше — є ймовірність виникнення конфлікту. Також не варто давати негативний фідбек, якщо у вас недостатньо фактів, прикладів, конкретних кейсів з роботи. 

Пам’ятайте, що за допомогою Informal feedback можна не лише ділитися негативом, але й визнавати чиїсь досягнення і заслуги. Кожній людині важливо відчувати, що хтось дійсно бачить і цінує її працю і зусилля. Не забувайте визнавати досягнення, дякуйте своїм працівникам і колегам. Робіть це щиро, вказуючи на те, що саме було зроблено добре. Визнання сильно впливає і більше мотивує, коли підсвічене без затримок у часі.

Щойно працівники і керівники звикають давати і отримувати один від одного неформальний зворотний зв’язок, створюється корпоративна культура відкритого і чесного спілкування.

— Не відкладайте і скажіть «дякую» сьогодні. Можливо ваше дякую змусить людину усміхнутися і зробить її день кращим, а може — і продуктивнішим, — усміхається Наталія.

Feedforward

— Окрім фідбеку є ще один спосіб давати зворотний зв’язок. Навіть не зворотний, а прямий. Цей спосіб називається фідфорвард(feedforward). Цю концепцію розробив експерт з менеджменту Маршал Голдсміт. Її суть в тому, щоб переключити увагу з минулого на майбутнє. 

Коли ми даємо фідбек, основну увагу приділяємо минулому. Ми робимо акцент на тому, що було погано. Якщо фідбек буде негативний, працівник може зациклитись, тому що він не може виправити минулого. А фідфорвард допомагає запобігти помилок у майбутньому. Фідфорвард орієнтований на вирішення, дає чіткі вказівки і пропозиції. Наприклад, співробітник хоче виконувати більше завдань щотижня і не випускати малі таски із виду. А його колега чи керівник вносять конкретні пропозиції та ідеї, як досягнути цієї мети. У цій пропозиції не має бути ніяких згадок про минуле. Акцент має бути зроблений на досягненні прогресу в майбутньому.

Розібравшись із різноманітністю типів і видів фідбеку, важливо розуміти, який і коли використовувати, якими інструментами варто користуватись, щоб він був максимально ефективний, — підкреслює Наталія.

Інструменти зворотного зв’язку: як це працює у великих компаніях

— У масштабах компанії ми активно використовуємо наступні інструменти, — ділиться Наталія.

Опитування (Evaluation Survey)

Це може бути опитувальник 360 для Performance Review, опитувальник лояльності і залученості, опитувальники внутрішніх мітапів та інших навчальних заходів і т. д.

За допомогою опитувальників ми можемо отримати швидкий зворотний зв’язок, зібрати необхідну нам інформацію, оцінити реакцію співробітників на зміни, дізнатися про потреби працівників, оцінити взаємозв’язки в команді і багато чого іншого. Проаналізувавши отримані дані, ми можемо далі будувати плани і ухвалювати рішення про покращення роботи процесів. Запускаючи опитувальник, ми пояснюємо колегам його мету (навіщо це треба), що хочемо отримати і результати — які плани і дії будуть наступними.

Ретроспективи

У сучасних реаліях бізнесу, і його процесам треба бути швидкими, гнучкими і готовими до змін. Постійно направляючи зусилля в бік покращень, важливо обернутися назад і запитати себе і команду: а чи все йде добре?

Чи зручний внутрішній процес? Чи полегшує він роботу? З вирішенням цих питань допомагає ретроспектива.

Простими словами ретроспектива — це зустріч команди, де обговорюється якийсь робочий процес. Мета ретроспективи — отримати план дій, змін-покращень. 

У межах такої зустрічі важливо обговорити і зафіксувати:

• Плюси. Що було хорошого у процесі?
• Мінуси. Що було поганого? З якими проблемами стикнулися?
• Ідеї. Можна писати/озвучувати всі ідеї і шляхи вирішення проблем.
• План дій. Після обговорення розробляють план дій з покращення процесу/ рішення озвучених проблем. Опісля дії пріоритизуються і виставляються приблизні терміни реалізації.

Є багато корисних курсів, які допоможуть організувати, структурувати і зафіксувати все, що обговорюється на ретро. Вони бувають як платні, так і безкоштовні. Наприклад ми з HR-командою використовуємо EasyRetro.

Зовсім недавно наша команда HR провела ретроспективу, в якій міг взяти участь кожен працівник. Ця ретроспектива була присвячена процесу Performance Review, який, нам здавалось, вибудуваний і працює добре, але ретроспектива допомогла нам побачити процес ширше і з різних боків. Ми напрацювали план дій з покращення і уже працюємо над його реалізацією.

One-on-one meeting (зустріч з керівником 1 на 1)

Я вважаю, що 1–1 зустрічі — це важливий і необхідний інструмент отримання зворотного зв’язку. 1–1 — це зустріч для співробітника і про співробітника, це не міт з визначення статусів виконання поточних завдань (не плутайте 1–1 зі звичайними daily чи weekly мітингами стосовно завдань). У межах 1–1 зустрічей обговорюють зони зростання і розвитку співробітника, його перфоманс, мотивація, аналізують блокери в роботі і як ви, менеджер, можете допомогти своєму працівнику, замірюють настрій.

Є багато корисної інформації, гайдів з проведення 1–1 зустрічей. Мені відгукується ця стаття, і я часто рекомендую її прочитати як керівникам, так і співробітникам.

Сама я проводжу 1–1 зустрічі з кожним учасником команди 1 раз на два тижні. Плюс на цих зустрічах, окрім всього вищезазначеного, я завжди запитую, чи достатньо співробітникам інформації від мене, чи задоволені вони рівнем нашого спілкування? Як би його змінили? Чи варто змінювати періодичність наших зустрічей?

Висновки

— Робота з фідбеком (отримання чи надання) — це навичка, і вона прокачується. Важливо пам’ятати, що ціль зворотного зв’язку — підвищення ефективності в роботі, а будь-який фідбек — це шанс обмінятися досвідом, навчатися на помилках і зростати професійно. Не проґавте цей шанс, — резюмує Наталія.

Щоб іще більше зануритися в тему зворотного зв’язку, можна прочитати наступні книги:

• The Feedback Fix: Dump the Past, Embrace the Future, and Lead the Way to Change by Joe Hirsch;
• Спасибі за відгук, Дуґлас Стоун і Шейла Хін.

Хочеш обговорити статтю?