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15 modismos en inglés que potenciarán la efectividad de tus reuniones

Robert Mckenzie, analista de negocios senior de EPAM, y Rachel O’Ryan, instructora de idiomas de EPAM, exploran cinco etapas clave para llevar a cabo reuniones efectivas y comparten modismos en inglés que pueden ser de gran utilidad en cada una de ellas.

Senior Business Analyst Robert Mckenzie and Language Trainer Rachel O’Ryan

Introducción

A diario, millones de personas participan en reuniones, a menudo preguntándose si su tiempo podría ser mejor aprovechado. Se sienten desorientados, inciertos sobre lo que se espera de ellos. Las causas principales de esta confusión suelen ser la falta de organización, evidenciada por reuniones sin agenda definida o propósito claro, y la mala comunicación.

Dicho esto, discutiremos las mejores prácticas para cada etapa de una reunión efectiva y aprenderemos diversos modismos que pueden resultar útiles.

¿Qué son los modismos y por qué se utilizan?

Según el diccionario de Cambridge, un modismo es: "Un grupo de palabras con un orden específico que tiene un significado particular, distinto al de cada palabra por separado”.

Esto puede hacer que, en ocasiones, resulten difíciles de comprender, ya que tendemos a intentar traducir cada palabra del modismo a nuestro idioma para entender su significado. La clave es aprenderlo como expresiones completas.

Los modismos se usan en todas partes y su uso en reuniones o negociaciones comerciales no es excepcional. Contribuyen a generar un ambiente positivo y a hacer la conversación más amena para el oyente, además de ayudarte a expresarte de manera más diplomática. Probablemente, esa sea la razón por la cual son tan comunes en el inglés cotidiano.

¿Cuál es la diferencia entre reuniones efectivas e inefectivas?

¿Qué caracteriza a una reunión inefectiva?

Como reza el dicho, el tiempo es oro. Una reunión inefectiva es aquella que resulta infructuosa o que malgasta tiempo valioso.

Las reuniones ineficaces suelen caracterizarse por:

  • La falta de preparación y dirección.

  • Involucrar a demasiadas personas o a personas irrelevantes.

  • Estar dominadas por una o pocas voces.

  • Concluir sin definir resultados claros o pasos a seguir.

Como consecuencia, muchos empleados ven estas reuniones como una pérdida de tiempo, hacen otro trabajo o se distraen durante las mismas.

¿Qué caracteriza a una reunión efectiva?

Una reunión efectiva alcanza los resultados esperados.

Algunas características de las reuniones efectivas incluyen:

  • Tener un propósito y agenda definidos.

  • Convocar a las personas adecuadas y promover su participación activa.

  • Estimular la comunicación abierta y constructiva.

  • Concluir con decisiones prácticas y planes de seguimiento.

Así que, si organizas reuniones, adopta estas prácticas recomendadas:

  • Motiva al equipo a colaborar cuando se presenten desafíos.

  • Fomenta y fortalece el espíritu de equipo.

  • Impulsa el enfoque en metas compartidas.

  • Discute los objetivos esperados del encuentro y del proyecto.

  • Reflexiona sobre las mejoras y ajustes necesarios.

  • Mantén a todos enfocados en los aspectos cruciales de la agenda.

Cinco pasos clave para lograr reuniones efectivas

Etapa 1: Creación de la agenda

Consejos:

  • Elabora una agenda que aclare el motivo y el objetivo de la reunión.

  • Invita a participantes que aporten significativamente al diálogo.

  • Provee información útil que facilite a los asistente entender el alcance y las expectativas.

  • Prioriza temas críticos que requieran discusión inmediata.

  • Asegúrate de que la agenda sea concisa, clara y bien organizada.

  • Detalla los resultados esperados del encuentro.

  • Incluye material de preparación necesario, como enlaces a Confluence, archivos y presentaciones.

Modismos útiles:

  • Map out the plan

Cuando alguien detalla el plan, lo describe minuciosamente y explica cómo se llevará a cabo.

Ejemplo: Let's take some time to map out the plan for the agenda and allocate time for each topic.

  • Fine-tune the agenda

Cuando se ajusta minuciosamente la agenda, se realizan modificaciones precisas para optimizar su funcionamiento.

Ejemplo: Now, let's fine-tune the agenda to ensure it aligns with our objectives.

  • Dot the i’s and cross the t’s

Cuando se presta atención a los detalles, se enfoca meticulosamente en los aspectos específicos de algo, especialmente al tratar de completar una tarea.

Ejemplo: Let’s dot the i’s and cross the t’s as we polish our meeting agenda.

Etapa 2: Preparación de los entregables

Consejos:

  • Prepara el/los entregable/s para la discusión de acuerdo con la agenda.

  • Comparte los entregables con los asistentes con anticipación.

  • Formula preguntas sobre cualquier duda que surja.

  • Identifica a las partes interesadas que puedan responder a estas preguntas.

  • Asegura que los entregables estén bien organizados y estructurados.

  • Comparte enlaces a documentos relevantes para facilitar la discusión.

Modismos útiles:

  • Put our best foot forward

Intentar lo mejor posible para lograr algo.

Ejemplo: As we prepare, let's put our best foot forward with these meetings.

  • Smooth out the edges

Hacer ajustes para resolver dificultades o imperfecciones en algo, como un plan o agenda.

Ejemplo: Let's smooth out any rough edges in our deliverables to ensure clarity.

  • Bring it all together

Esforzarse por unificar personas, cosas o actividades para un propósito común.

Ejemplo: Our challenge is to bring it all together in a cohesive set of deliverables.

Etapa 3: Establecer el escenario

Consejos:

  • Detalla los puntos clave de discusión para cada tema.

  • Clarifica el por qué, dónde, quién, qué, cuándo y cómo para mayor claridad.

  • Distingue entre los escenarios actuales y los deseados.

  • Identifica y resalta las brechas existentes.

  • Señala los principales inconvenientes.

  • Resalta las oportunidades.

  • Discute las expectativas de cada interesado.

Modismos útiles:

  • Illuminate the path

Cuando alguien ilumina el camino, busca clarificar el mejor curso de acción y guiar la reunión hacia una dirección clara.

Ejemplo: Our goal is to illuminate the path forward as we begin our meeting.

  • Set the scene

Cuando alguien prepara el escenario, busca describir la dirección actual, preparando el contexto para lo que está por suceder. Esto puede incluir proporcionar información relevante.

Ejemplo: First, let's set the scene — we have faced numerous challenges recently.

  • Open the floor for discussion

Cuando alguien abre el debate, utiliza esta frase para indicar que es momento de que los participantes compartan preguntas u opiniones.

Ejemplo: Before we delve in, let's open the floor for any initial thoughts or concerns.

Etapa 4: Mantener la reunión en curso

Consejos:

  • Mantente enfocado en los temas principales de la agenda.

  • Define con claridad la estructura de los temas y los resultados esperados.

  • Formula preguntas directas relacionadas con el tema.

  • Controla el tiempo y evita desviarte a temas irrelevantes.

  • Procura resolver tantos problemas como sea posible en el tiempo asignado.

  • Toma notas adicionales sobre cualquier asunto pendiente.

Modismos útiles:

  • Keep our eyes on the prize

Mantener el enfoque en el objetivo final, incluso cuando enfrentamos dificultades.

Ejemplo: I know it's not an easy topic, but let's keep our eyes on the prize so we can agree and create a clear action plan.

  • Stick to the script

Seguir el plan o las pautas establecidas.

Ejemplo: Ok, so let's do our best to stick to the script and that way we will get through all the agenda points.

  • Go off on a tangent

Cuando alguien se va por las ramas, comienza a desviarse del tema central.

Ejemplo: We seem to be going off on a bit of a tangent, today's topic is the latest updates on progress, we talked about what went wrong in the last sprint last week.

Etapa 5: Cierre de la reunión

Consejos:

  • Resume lo discutido en un listado conciso.

  • Detalla las tareas asignando responsables.

  • Programa la próxima reunión.

  • Define los próximos pasos a seguir.

  • Redacta las notas de la reunión y adjúntalas a la invitación de la próxima sesión.

  • Agradece a todos por participar activamente.

Modismos útiles:

  • To wrap things up

Concluir resumiendo lo discutido y destacando los puntos de acción.

Ejemplo: So, it's time to wrap things up, let's move onto our summary and action points for the next meeting.

  • In a nutshell

Resumir o destacar lo más importante de manera breve.

Ejemplo: In a nutshell the new app will help us plan much better.

  • Stay tuned

Cuando alguien solicita que se mantengan "pendientes", está pidiendo a los asistentes de la reunión que estén alerta para recibir más información próximamente.

Ejemplo: Please stay tuned because we will be sending out the action points later this afternoon and we can all get started with them.

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