Responsabilidades del gerente de proyecto: Tareas y habilidades vs. la realidad

¿Quién es un gerente de proyectos en TI?

— Es difícil dar una respuesta breve a la pregunta de qué hace un gerente de proyectos. Depende del contexto. Las responsabilidades específicas del gerente de proyecto siempre están en los detalles de cada trabajo.

Los factores que influyen en las responsabilidades incluyen: quién es el cliente, qué solución necesita crearse, en qué área, cuáles son las dependencias, cuáles son los roles de los miembros del equipo, etc. En resumen: lo que un gerente de proyecto (o GP) hace todos los días varía de trabajo a trabajo y hasta de un proyecto a otro dentro de un mismo trabajo.

Una de las funciones principales del gerente de proyecto es la integración del equipo. La tarea del gerente es organizar el trabajo del equipo, anticipar los problemas que puedan surgir y prevenirlos, en consonancia con el plan de gestión del proyecto. En general, hay muchos componentes y procesos individuales que el GP debe mantener bajo control e integrar en un todo coherente.

Además, el gerente de proyecto tiene un papel correctivo. En cualquier proyecto, hay un cliente y hay personal de gestión que hace ajustes al trabajo mientras se está realizando. Los eventos externos también pueden influir en el plan del proyecto. Un GP hábil debe poder analizar todo esto y determinar una respuesta apropiada para lograr el resultado deseado para el proyecto. Además, siempre debe hacer una evaluación de lo que necesita ser mejorado y adaptado.

Creo que un buen gerente de proyecto es aquel cuyo trabajo es generalmente invisible. Un GP debe organizar el proceso dentro del equipo de manera que funcione como una unidad autosuficiente, eficaz y autónomo.

Habilidades y cualidades imprescindibles de un gerente de proyectos

— Todo gerente de proyectos debe tener habilidades blandas y técnicas.

Un gerente de proyectos siempre está trabajando con personas: un cliente, un equipo, un gerente u otra persona. Un GP siempre necesita tener una idea del equipo y saber lo que está pasando con él en cualquier momento: ¿está motivado, desmotivado, en qué se está centrando, cómo es la atmósfera en el equipo, etc.?

Una de las habilidades blandas clave necesarias para un buen GP es la inteligencia emocional: la habilidad de entender las emociones propias y las de los demás, y gestionar las emociones de formas positivas. Si estás enfadado o estresado, lo más probable es que no seas capaz de tomar decisiones óptimas. Tus habilidades de toma de decisiones probablemente mejorarán si estás en un estado de calma. Si es necesario, debes posponer una decisión; comunica a los demás que necesitas más tiempo. Este tipo de conciencia es fundamental para la inteligencia emocional, y saber cómo manejar tus estados emocionales es una habilidad muy importante que adquirir.

Las habilidades técnicas también son críticas. Los clientes varían. Algunos solo se centran en los aspectos empresariales de un proyecto, y no les importa entender cómo se logra la solución técnica al problema. Sin embargo, hay otros clientes para los que el aspecto técnico del proyecto es importante, y no están interesados en profundizar en el aspecto operativo. Necesitas ser capaz de trabajar con todos.

Si no posees una habilidad técnica que se requiere para un trabajo en particular, existe el riesgo de que durante la discusión sobre cómo se realizará el trabajo, no entiendas lo que un punto clave significa para el plan de trabajo general. Esto es una oportunidad perdida. Un nivel de conocimiento técnico óptimo te ayudará a entender de qué está hablando el equipo, y a participar de manera significativa en las conversaciones con el cliente, permitiéndote ofrecer soluciones sobre la marcha y tomar decisiones rápidamente. Sin el conocimiento necesario, te encontrarás fuera de juego e incapaz de hablar con el cliente sobre el problema.

Áreas de responsabilidad del gerente de proyectos

El gerente de proyecto es en última instancia responsable del éxito del proyecto. El gerente no puede manejar personalmente todos los aspectos del proyecto. Necesitan crear un equipo, equiparlo con las herramientas necesarias y establecer la interacción del equipo para lograr el éxito.

El equipo necesita un plan a seguir que lo llevará a la meta deseada. El plan determinará qué recursos deben usarse. Sin embargo, más allá del plan, surgirán muchas preguntas que el gerente de proyecto deberá abordar de una u otra manera, ya sea independientemente o en combinación con otros recursos.

La flexibilidad es importante. Durante un proyecto, un GP siempre tiene que reaccionar ante algo y reagruparse o cambiar de rumbo, si es necesario. Incluso la estructura del equipo del proyecto cambiará con el tiempo. En algunos casos, pueden ocurrir eventos que cambien por completo los objetivos del proyecto o pongan en duda su viabilidad continua.

Responsabilidades clave de un gerente de proyectos

• Gestión de procesos. Hay un gran número de actividades asociadas con el monitoreo e implementación de los planes del proyecto, incluyendo cuestiones de aprobación y aceptación.
• Chequeo de la salud del equipo: evaluación y gestión de su estado, recursos, progreso y motivación.
• Comunicación y desarrollo de las relaciones con el cliente. Algunos gerentes de proyecto creen que este es el trabajo del gerente de cuentas y descuidan este aspecto de su rol como resultado.
• Seguimiento del presupuesto del proyecto y los gastos. Aunque esto es parte del plan, esta actividad no siempre se confía al gerente de proyecto. En este caso, necesitas demostrar tu autoridad.
• Desarrollo del equipo. El equipo es principalmente su gente; en segundo lugar, es un recurso del proyecto. Independientemente del equipo, su gente sigue creciendo, necesitan tareas interesantes para ayudarles a desarrollarse. En los proyectos a largo plazo, es importante pensar en el crecimiento de la próxima generación de individuos que pueden ocupar roles clave.
• Destacar la actividad orientada a mejorar el producto, los procesos, herramientas, etc. Si las condiciones son óptimas, estas iniciativas normalmente surgen dentro del equipo. Es importante reconocer estas actividades con prontitud y determinar los beneficios que pueden aportar. A veces, estas iniciativas se convierten en proyectos separados.

Las principales fases del proyecto

— Las fases de trabajo en un proyecto varían según cada proyecto individual. Cuando una organización decide hacer algo, el motivo es más probablemente el beneficio. Se debería hacer una evaluación de cómo se pueden alcanzar ciertos objetivos financieros y qué podría costarle a la organización. La organización debe autorizar el proyecto estudiando cómo impactará en el objetivo financiero de alto nivel y el nivel de financiación necesario. Es beneficioso cuando el gerente de proyecto está involucrado en esta etapa. La participación temprana ayuda al GP a comprender las prioridades y el contexto en el que cooperarán, quién necesita estar involucrado, el tiempo previsto para el proyecto, etc. Todos estos elementos son clave para el documento principal: Plan de ejecución (Project Charter).

En general, una vez que un proyecto ha comenzado, tiene cinco fases discretas. Las fases pueden ser paralelas, o pueden moverse en secuencias independientes.

Inicio

La fase en la que se determinan los objetivos, los recursos, los plazos y el plan de acción. El proyecto se autoriza durante esta fase.

Planificación

 Durante esta fase se determina qué equipo con qué habilidades debe implementar el proyecto, y cómo las personas necesarias interactuarán entre sí. Se prescribe un plan de acción para diferentes escenarios y para abordar los riesgos más críticos. El trabajo debe llevarse a cabo con base en planes altamente especializados que cubren áreas específicas de alcance de gestión, gestión del tiempo, gestión del presupuesto, etc. Estas son todas partes componentes de un gran plan de proyecto. En consecuencia, el gerente del proyecto es responsable de todos estos elementos, y presentará el plan general del proyecto a los interesados y al equipo para su aprobación. Esta fase es la principal para el gerente del proyecto.

Ejecución

Tan pronto como el plan está listo y aprobado, el GP necesita proceder a la fase de implementación. Por supuesto, el gerente del proyecto hace esto con la ayuda de un equipo. La tarea del GP es establecer metas claras y unívocas que el equipo entienda. Idealmente, el gerente tendrá y dirigirá un equipo dedicado a establecer y avanzar hacia esas metas utilizando el proceso establecido.

Monitoreo y control

Esta etapa suele suceder en paralelo con la fase de ejecución. Cualquier proceso de implementación requiere control. Hay métricas estándar que permiten a un GP seguir tanto el progreso como la calidad del rendimiento. La tarea del gerente del proyecto es recoger los datos, presentarlos en forma de métricas, analizarlos e informar a los interesados sobre el estado actual. Un GP necesita mantener el pulso del proyecto, evaluar si todo va según el plan y determinar si hubo cambios materiales en el plan. Pueden necesitar hacer ajustes en respuesta si el plan original ya no llevará al resultado deseado. En tal caso, los cambios deben ser iniciados y coordinados con los interesados en el proyecto.

Finalización

Muchos gerentes de proyectos omiten la etapa final de gestión. Una vez que todo se ha proporcionado al cliente, se podría suponer que el proyecto está completo. Pero la aprobación es un punto clave. Es importante asegurarse de que los requisitos se cumplieron con respecto a la calidad, términos, presupuesto, etc. También es importante obtener la confirmación de que todo se hizo en su totalidad y como se prometió. Solo después de eso se puede considerar que el proyecto está completado y podrán celebrarlo.

¿Cómo es un día típico en la vida de un gerente de proyectos?

— Los gerentes de proyecto son organizados por naturaleza y siempre quieren hacer lo que han planeado con anticipación. Pero la realidad hace sus propios ajustes. De hecho, un GP se encuentra constantemente con cambios, preguntas y problemas que necesitan ser respondidos de una forma u otra.

Cada día empieza con un estudio del estado actual del proyecto. Puede pasar cualquier cosa: algo se rompe en la producción, alguien en el equipo se enferma, o es necesario realizar urgentemente una entrevista con un candidato para un nuevo puesto. Incluso con una organización ideal, un GP puede enfrentarse a cualquier número de desafíos, a veces todos a la vez. El día de un gerente de proyecto comienza reuniendo información relevante. Luego, la analizan, miran los eventos planeados y consideran cómo construir todo correctamente, de acuerdo con las nuevas prioridades. Puede ser necesario delegar algo, cambiar preguntas no críticas, resolver problemas urgentes y adaptar el trabajo del equipo a nuevos objetivos. Luego tienen que implementar un nuevo plan que incluya sesiones regulares, reuniones y otros componentes importantes del proceso de trabajo.

Consejos de un gerente de proyectos experimentado

— Siempre es más fácil moverse a la gestión de proyectos cuando has trabajado en un proyecto y entiendes los roles. Para aquellos que no trabajaron en otros roles de TI anteriormente, probablemente será un proceso más difícil y largo. Pero también puedes considerar profesiones como coordinador de diseño o Scrum-master y, bajo la supervisión de colegas más experimentados, comenzar con uno de esos puestos. Es difícil dar consejos universales a los futuros o novatos gerentes de diseño, pero tengo algunas sugerencias básicas.

1. Un gerente de proyecto debe construir su equipo correctamente, supervisar el trabajo y dirigirlo hacia el éxito. El éxito del gerente de proyecto es el éxito del equipo. Si el equipo no puede hacer nada sin el GP y este se ve obligado a involucrarse en todos los detalles todos los días, y a ayudar a cada empleado individualmente, es probable que no puedan dedicarse a sus deberes directos.

2. Sé flexible. Cada proyecto es único. En consecuencia, la experiencia previa no es garantía de un proyecto exitoso. En un cierto punto, las viejas técnicas y enfoques pueden dejar de funcionar. El gerente de proyecto debe ser capaz de encontrar un equilibrio entre el cliente y el equipo. No necesitan ser demasiado flexibles solo para complacer al cliente si eso no sirve al proyecto. El equilibrio debe tener sentido para el proyecto. Los GPs a menudo son apreciados por negociar, y a veces por su habilidad para defender su posición.

3. Tener un plan. Cualquier cosa puede suceder en un proyecto. Si cualquier situación que surge requiere la implicación directa de un gerente de proyecto, la situación es mala. En ese caso, un plan debe venir al rescate, identificando la dirección en la que ir, qué debe hacerse y quién debe encargarse. Además del plan del proyecto, también son necesarios la gestión de riesgos programada y un plan de comunicación claro.

4. Visualizar el progreso, los problemas y los resultados. Es muy útil dar la imagen de estos elementos tanto al equipo como al cliente, para que todos estén en la misma página con respecto al estado actual del proyecto. Las métricas son la herramienta más adecuada para esto.

5. No dudes en pedir ayuda, especialmente si sientes que estás perdiendo el control, o no puedes resolver un problema. Esto no es un fracaso por parte de un GP, es solo una cuestión de experiencia. Un llamado oportuno para pedir ayuda a alguien con más experiencia puede salvar el proyecto, y prevenir que un pequeño problema en las primeras etapas de un proyecto se convierta en uno de gran escala con consecuencias graves.