Пресейл-активності в IT-сфері: роль бізнес-аналітика

Процес пресейл

Пресейл (англ. presales) — це етап, на якому компанія докладає значних зусиль для укладення угод, залучення нових клієнтів й утримання вже наявних. При цьому використовують різні стратегії продажів, щоб перетворити потенційного клієнта на активного й платоспроможного. Пресейл істотно впливає на результативність і фінансове становище корпорації.

Presales-команда працює з різними експертами й delivery-командами, щоб запропонувати рішення, орієнтовані на вирішення проблем клієнтів.

Публічні або приватні компанії різними способами можуть просити постачальників програмного забезпечення — вендорів — брати участь у торгах. Компанії можуть розміщувати запити пропозиції (RFP), запити інформації (RFI) або запити ціни (RFQ) на своїх сайтах. Також вони можуть надсилати електронні запрошення IT-вендорам, які вміють вирішувати проблеми клієнта й мають відповідну кваліфікацію для участі в процесі завдяки досвіду у відповідних галузях.

Примітки для уточнення вищезазначених термінів:

• Запит пропозиції (англ. Request for Proposal, RFP) — документ, який містить інформацію про клієнта, його проблеми, масштаб проєкту, бізнес- і технічні потреби, а також правові критерії. Вендор має відповісти на пропозицію в певному стилі.
• Запит інформації (англ. Request for Information, RFI) — документ, у якому ставлять запитання про конкретний застосунок або продукт. Коментарі вендора мають ґрунтуватися на попередньому досвіді роботи з аналогічними продуктами або застосунками.
• Запит ціни (англ. Request for Quotation, RFQ) — документ, у якому у вендора запитують інформацію про вартість товарів або послуг. Щоб клієнт міг визначити підсумкову вартість, йому можуть бути запропоновані різні цінові варіанти залежно від необхідного обсягу послуг.

Очікується, що вендори підготують відеопрезентацію або виступ чи надішлють підтвердження своєї кваліфікації електронною поштою або поштою (часто — у разі державних контрактів) у встановлені терміни в рамках процедури подання заявок.

Процес пресейл дуже важливий для того, щоб допомогти клієнтам зробити правильний вибір шляхом порівняння різних вендорів зі схожими пропозиціями й можливостями. Так клієнти отримують глибше розуміння того, чим пропозиції продуктів/послуг і пропоновані рішення постачальників можуть бути корисними для їхньої компанії та як допоможуть вирішити критичні проблеми. Подібно до стадії «спробуй перед купівлею», пресейл дає клієнтам можливість поспілкуватися з вендорами та ретельно ознайомитися з продуктами/послугами, що допомагає прийняти зважене рішення.

Пресейл-активності для постачальників програмного забезпечення

Нижче перелічені кілька пресейл-активностей, які вендори можуть використати для демонстрації своєї експертизи та залучення потенційних клієнтів із різних галузей і регіонів:

1. Проведення маркетингових досліджень, аналіз конкурентів і вивчення новітніх тенденцій для розробки перевірки концепції (англ. Proof of Concept, POC). Перевірку концепції використовують для визначення працездатності концепції або рішення. Наразі більшість компаній пропонують потенційним клієнтам POC, щоб завоювати їхню довіру й продемонструвати свою здатність до виконання складних проєктів.
2. Створення маркетингових матеріалів, які можуть бути використані як додатки до заявок (RFP/RFI), а також публікуються на сайті вендора як маркетинговий контент.
3. Участь у міжнародних конференціях, виставках і семінарах як спікерів або спонсорів для взаємодії та співпраці з потенційними клієнтами.
4. Співпраця з провідними аналітичними компаніями, як-от Gartner і Forrester, для публікації дослідницьких статей, а також виявлення можливостей і пропозицій спеціалізованих і додаткових рішень.
5. Звернення до потенційних клієнтів, які шукають аналогічні рішення, телефоном або електронною поштою для призначення зустрічей.
6. Проведення презентацій продукту для потенційних клієнтів, щоб звернути їхню увагу на додаткові послуги та успішний досвід.
7. Поширення white papers і проведення кампаній електронною поштою, в яких зроблено акцент на унікальних пропозиціях і показниках успіху попередніх завершених проєктів.
8. Проведення вебінарів і написання блогів, щоб позначити переваги продукту/послуги.
9. Розвиток співпраці та партнерства з іншими компаніями для створення комплексних рішень, наприклад, шляхом надання рішень роботизованої автоматизації бізнес-процесів (англ. Robotic Process Automation, RPA) з використанням UiPath.

Який внесок може зробити бізнес-аналітик на етапі пресейл?

Як бізнес-аналітик ви можете активно працювати над різними ініціативами з presales-командою, щоб укласти контракт або виграти тендер:

1. Оцінюйте поточний (AS-IS) стан і процеси на стороні клієнта методом порівняльного аналізу та вивчення SWOT — сильних і слабких сторін, можливостей, загроз.
2. Використовуйте предметні знання/досвід, щоб краще зрозуміти труднощі та проблеми, з якими нині стикається клієнт.
3. Детально вивчайте вимоги та ставте уточнювальні запитання, щоб чіткіше прояснити функціональні та нефункціональні вимоги. Швидка порада: спілкуйтеся з клієнтами телефоном, щоб краще зрозуміти обсяг роботи.
4. Пропонуйте рекомендації щодо можливих рішень і бажаного (TO-BE) стану, зазначаючи переваги та недоліки кожного пропонованого рішення.
5. Розробляйте макети, прототипи або діаграми бізнес-процесів, щоб візуалізувати різні пропоновані рішення.
6. Під час презентації рішень зазначайте інформацію про будь-які припущення, обмеження та ризики.
7. Надавайте in scope/feature список і точно визначайте будь-які запити, що не входять в обсяг робіт.
8. Створюйте кейси (case studies), щоб підкреслити цінність проєктів із порівнянними або складнішими завданнями в тій самій галузі або продуктовій лінійці.
9. Проводьте демонстрації продукту, щоб наголосити на його особливостях, які допомагають вирішити проблеми клієнта.
10. Оцінюйте складність роботи, яку необхідно виконати бізнес-аналітику, за допомогою функціональної декомпозиції або експертної думки, що ґрунтується на роботі над подібними проєктами.

Коли етап пресейл завершено, постачальник отримує контракт, а потім починається етап виконання проєкту.

Заявка може бути проігнорована або відхилена, іноді — з обґрунтуванням. Причиною може бути що завгодно: надмірно високі витрати, рішення, які не усувають зазначену проблему, брак навичок і недоступність ресурсів, рекомендації постачальника тощо.

Участь бізнес-аналітика в проєктах на етапі пресейл завжди захоплива: це допомагає отримати більш повне уявлення про аналіз, визначити та зрозуміти інтереси клієнта, бізнес-проблеми та можливості. Ми можемо використовувати нашу експертизу й досвід, щоб запропонувати зміни та відповідні методи вирішення проблем і надати клієнту якісні переваги. Це також допомагає бізнесу укладати угоди та налагоджувати нові контакти.

Сподобалася стаття? Запрошуємо обговорити її в нашому Discord-каналі.