Чому візуальні інструменти важливі для бізнес-аналізу?
Візуальні інструменти, як-от графіки чи діаграми, можуть спростити інформацію, полегшити її розуміння та аналіз. У цій статті подано огляд деяких поширених випадків використання візуальних інструментів, які можуть бути корисними для бізнес-аналітиків та інших користувачів.
Автор цієї статті — EPAM Business Analyst Юлія Касьянова.
Вступ
Бізнес-аналіз — це завжди переклад бізнес-понять для технічних експертів і розшифровка технічного жаргону для зацікавлених сторін бізнесу. Важливість візуальних засобів неможливо переоцінити. Як би ви ефективно описали клієнту процес замовлення продукту онлайн, використовуючи лише письмові чи усні методи? Як би ви пояснили розробнику складні взаємодії між декількома об’єктами під час роботи над вимогами щодо інтеграції? Будемо чесними: мало хто з нас любить читати довгі документи або слухати довгі лекції.
Рішенням може стати візуалізація — безцінна навичка, яку має опанувати кожен бізнес-аналітик. Вона може забезпечити безперебійне узгодження між усіма зацікавленими сторонами проєкту. Коли я кажу «навички візуалізації», я маю на увазі здатність перетворювати інформацію на діаграми, прототипи, схеми, мапи або будь-які інші візуальні засоби, що покращують сприйняття інформації глядачем.
Ось деякі з онлайн-інструментів, які я використовую для створення візуальних ефектів:
Приклади випадків, коли бізнес-аналітик (або інший фахівець) може використовувати засоби візуалізації, зокрема такі:
визначення та моделювання поточних правил бізнесу;
розробка вимог до нової системи або функції;
документування взаємозв’язків між даними та потоків;
виконання завдань;
навчання;
тайм-менеджмент.
Звісно, візуалізація може бути корисною не лише в цих ситуаціях, але давайте зосередимося на деяких із них.
Визначення та моделювання поточних правил бізнесу
Під час роботи над вимогами до проєкту бізнес-аналітику слід зосередитися на правилах і потребах бізнесу, які має задовольнити проєкт. Якщо не вдасться точно визначити ці елементи, це може перешкодити досягненню цілей проєкту, і він не становитиме бажану цінність для клієнта.
Існують різні типи засобів візуалізації, які можна використовувати для презентації бізнес-процесів:
Блок-схеми або схеми процесу: ілюструють послідовність кроків у бізнес-процесі, допомагаючи зацікавленим сторонам візуалізувати зв’язок між завданнями й полегшуючи визначення послідовності дій. Вони допомагають глядачеві зрозуміти, як організований процес, і донести це до інших.
Діаграми діяльності (UML): я завжди використовую цей тип діаграм, коли починаю працювати над новою функцією. Бізнес-аналітики аналізують бізнес-процеси, і діаграма діяльності допомагає презентувати покрокові дії, необхідні для досягнення певної мети. Діаграми діяльності іноді плутають із блок-схемами, але різниця полягає в тому, що діаграма діяльності — це діаграма поведінки UML, яка відображає робочий процес діяльності системи. На відміну від неї, блок-схема — це візуальна діаграма, що змальовує покрокову послідовність дій, необхідних для вирішення певної проблеми.
Діаграми варіантів використання (UML): ілюструє сценарії, в яких система взаємодіє з людьми, організаціями або зовнішніми системами. Вона не надає багато деталей, але пропонує загальний огляд залучених осіб і сценаріїв, допомагаючи бізнес-аналітикам залишатися на одній хвилі з зацікавленими сторонами й розпізнавати потенційні бізнес-сценарії.
Діаграми зміни станів: бізнес-аналітики використовують моделювання станів для опису та оцінки потенційних станів, яких компанія може набути в системі. Тут зображено те, як організація переходить з одного стану в інший, а також події, які можуть вплинути на компанію, коли вона перебуває в кожному з них.
Розробка вимог до нової системи або функції
Працюючи над новими вимогами, ви повинні бути в змозі відповісти на багато запитань: які зацікавлені сторони залучені? Як розставити пріоритети у вимогах? Яка сфера застосування функції? Як використовують зовнішні системи? Як має виглядати інтерфейс користувача?
Відповіді на ці запитання часто вимагають активної комунікації. Ці інструменти допоможуть вам залишатися на одній хвилі з вашими стейкхолдерами:
Мапи історій користувачів: це одні з моїх улюблених інструментів, тому що вони допомагають мені робити кілька речей одночасно: будувати користувацьку подорож, декомпозувати її на історії та планувати випуски функції. Ця цінна методика управління історіями користувачів, популяризована Джеффом Паттоном, безумовно, варта ознайомлення. Я дуже рекомендую його книгу «User Story Mapping: Discover the Whole Story, Build the Right Product».
Блок-схеми або діаграми діяльності можна використовувати, щоб пояснити команді проєкту, як має функціонувати система. Ці інструменти допомагають окреслити робочі потоки та процеси, а глядачам — зрозуміти, як потрібно виконувати різні дії та завдання.
Діаграми послідовності (UML): зазвичай я використовую ці діаграми, коли працюю над вимогами API. Вони зображають взаємодію та потік повідомлень між різними об’єктами або компонентами всередині системи протягом певного періоду часу. Діаграми послідовності дають уявлення про динамічну поведінку системи, демонструючи, як об’єкти взаємодіють для виконання певних завдань або сценаріїв.
Працюючи над складним функціоналом, я люблю використовувати інтелект-мапи для декомпозиції або огляду сфери. На інтелект-мапі центральна ідея або тема розміщується в центрі, а гілки розходяться назовні, щоб презентувати підтеми або пов’язані з ними елементи. В якості центральної теми я можу використовувати функцію, яка повинна бути надана, а гілки можуть зображати певні сценарії або варіанти використання цієї функції. Інтелект-мапи дають візуальне зображення, яке допомагає розбити складні концепції, ідеї або завдання на менші, більш керовані компоненти.
Хоча це не зовсім діаграми, але ескізи та каркаси також візуально зображають інтерфейс користувача. Вони допомагають показати макет і функції системи. Ці прототипи дають широке уявлення про майбутній інтерфейс (при цьому ескізи менш детальні, ніж каркаси). Ви можете створити їх за допомогою ручки й паперу, дошки або простого програмного інструменту.
Мокапи інтерфейсу надають більш детальне та візуально точне зображення користувацького інтерфейсу, ніж каркаси. Мокапи призначені для відображення візуальної естетики, макета, розміщення елементів і взаємодії користувачів під час роботи з кінцевим продуктом. Якщо в проєкті немає спеціального дизайнера інтерфейсу, бізнес-аналітик може взяти на себе цю роль і створити мокапи, щоб покращити розуміння глядачем вимог до інтерфейсу.
Документування взаємозв’язків між даними та потоків
Розуміння даних — це насамперед сфера дата- або системного аналізу. Однак деякі проєкти вимагають від бізнес-аналітика, щоб він розумів дані й сформулював пов’язані з ними вимоги. Інструменти, які стануть у пригоді для цього, зокрема такі:
Діаграма класів: це один із найбільш корисних типів діаграм в UML, оскільки вони чітко відображають структуру певної системи, моделюючи її класи, атрибути, операції та зв’язки між об’єктами.
Діаграма «сутність-зв’язок» (ERD), також відома як ER-модель, часто використовується під час проєктування баз даних. Цей тип діаграм можна використовувати, щоб показати основні об’єкти в межах системи та взаємозв’язки між ними. ER-діаграми найчастіше відображають таблиці в базі даних, тоді як діаграми класів частіше відображають об’єкти реального світу. Взаємозв’язки на ER-діаграмах зазвичай складніші для розуміння, ніж взаємозв’язки на діаграмах класів.
Навчання
Робота в ІТ означає, що ви завжди вивчаєте щось нове. Візуалізація може допомогти.
Інтелект-мапи покращать процес навчання через візуальну організацію інформації та сприяння кращому розумінню, запам’ятовуванню та відтворенню. За допомогою інтелект-мап можна візуалізувати статтю, лекцію або вебінар. Я також використовую їх для запам’ятовування складних тем.
Наприклад, я створила таку інтелект-мапу на тему управління ризиками:
Дорожня мапа допоможе вам поставити чіткі та досяжні цілі в навчанні. Ви можете окреслити конкретні цілі, етапи та бажані результати, отримавши напрямок і мотиви. Щоб структурувати свій шлях навчання, розбийте складну тему на менші, керовані кроки — так вам буде легше її зрозуміти й опанувати.
Висновок
У ландшафті бізнес-аналізу, що постійно змінюється, уміння ефективно візуалізувати та доносити ідеї є не просто перевагою, а необхідністю. Опанувавши мистецтво візуалізації, бізнес-аналітики можуть керувати успішними проєктами, сприяти співпраці між зацікавленими сторонами та, зрештою, забезпечити процвітання бізнесу у все більш складному та взаємопов’язаному світі.